La webconférence : la réponse aux problématiques des TPME

La webconférence est un des outils de plus en plus plébiscités pour réduire les coûts de fonctionnement. Traditionnellement les entreprises appartenant aux secteurs des hautes technologies, des services, financiers, juridiques sont plus enclines à utiliser ce type de technologies. Les fonctions peuvent aussi bien se résumer à « toutes les personnes qui sont amenées à collaborer et communiquer, aussi bien en interne qu’en externe, dans le cadre de leur activité professionnelle » (cela concerne aussi bien des commerciaux, des formateurs, des techniciens, ou encore des chefs de projets etc.).

Elles cherchent alors à réduire les coûts et augmenter la productivité des collaborateurs. La question d’optimisation des coûts en réduisant tous les frais attenant aux déplacements (coût des voyages, hébergement, temps non productif lié aux déplacements) est la première motivation des entreprises sur l’investissement dans ce type de solution. En effet, près de 88% d’entre elles dépensent jusqu’à 50 000 euros par an en déplacements professionnels (Etude OpinionWay pour Brother – Février 2014). Le deuxième type de problématique procède d’une réflexion un peu plus approfondie sur le niveau de prestation fournie auprès des clients, par exemple dans le cadre du support technique ;  l’amélioration du service par la prise de contrôle à distance d’un PC et de garantir ainsi un SLA (Service Level Agreement). Concrètement, si un fabricant ou un prestataire  utilise un système de webconférence pour intervenir plus facilement et rapidement chez son client, il pourra garantir un SLA de X heures. La webconférence pourra également servir à délivrer des formations à distance.

Ainsi, la webconférence – solution logicielle permettant, à partir d’une interface graphique se téléchargeant sur un périphérique (ordinateur, Tablette, Smartphone), de partager des données, de la voix, et des images en temps réel – répond à ces problématiques de deux façons. Premièrement par la réduction des coûts ; en général, l’investissement dans une solution de webconférence est amorti dès le premier déplacement. L’impact est immédiatement visible sur le montant des frais généraux. L’autre avantage réside dans les effets démultiplicateurs que la webconférence peut apporter comme le temps de prise de décision réduit, la fréquence des contacts entre les clients et les fournisseurs augmentée, ou l’amélioration des prestations fournies. Autre facteur clé, l’étude OpinionWay pour Brother a démontré que 69% des entreprises se déclarent intéressées par le service de webconférence, dont 21% très intéressées.

La webconférence fait partie d’un ensemble plus large appelé Unified Communication and Collaboration ou Outils de Communication et collaboration unifiée. Cela consiste pour un collaborateur à se connecter à un portail, où il a accès à différents applicatifs et ressources, en fonction des projets sur lesquels il est impliqué. Les mots clés sont simplicité et interopérabilité entre webconférence et les autres systèmes de vidéoconférence.

Si nous mettons en perspective le devenir des ces technologies entre le déploiement  du BYOD (Bring Your Own Device), BYOE (Bring Your Own Equipement) et l’émergence du IOE (Internet of Everything), la quantité d’informations à traiter sera exponentielle. Nous sommes au commencement d’un changement radical dans la façon dont nous interagissons avec les autres dans le cadre du travail, de la formation de la santé… où la vidéo sera omniprésente.