Teams : un saut dans la modernité ?

L’orientation que la firme de Redmond a prise en mettant son outil Team sous les projecteurs a pour finalité d’éradiquer les applications de communications unifiées les plus largement implantées dans les entreprises.

Faut-il pour autant céder à ces nouveaux usages ou s’agit-il d’une énième application collaborative, une de plus, qui ajouterait de la confusion à une offre déjà pléthorique ? Essayons d’y voir plus clair en débroussaillant un peu ce que cachent ces nouveaux modes de collaboration !

Un peu d’histoire

Regardons l’histoire récente de la suite collaborative de Microsoft, qui commence avec Exchange. Celle-ci se voit rapidement amputée de la partie messagerie instantanée dès l’arrivée de l’application Lync, qui deviendra Skype for Business.

Depuis, la messagerie instantanée que, rappelons-le, certains qualifiaient de gadget, s’est enrichie de la vidéo conférence puis de la téléphonie d’entreprise. A ces fonctionnalités collaboratives modernes s’est, ensuite, ajoutée l’option Persistent Chat. Il est, désormais, permis, sur la base d’une infrastructure on premise, de créer des salles de conversations, conservées dans le temps.

Mais, cette fonction « Discussion conservé dans le temps » n’étant pas présente dans l’offre O365,  il manquait une brique à l’édifice stratégique de Microsoft. Team couvre désormais ces fonctionnalités.

Team est arrivé !

L’arrivée de Team s’est faite rapidement après que le rachat de Slack, concurrent originel, par Microsoft soit abandonné.  Il fallait vite combler ce vide fonctionnel. (A lire : la lettre de Slack à Microsoft https://slackhq.com/dear-microsoft-8d20965d2849). Team est donc arrivé rapidement certes, mais dans une version incomplète au regard des enjeux collaboratifs déjà présents dans les entreprises.

Car Team, destiné à remplacer Skype For Business, reprend sans conteste les fonctions de Persistent Chat (Salle de conversation) mais ne possède pas, pour l’instant, les fonctions de téléphonie de son petit frère Skype. Conscient de la jeunesse de son produit, Microsoft a mis en ligne, en toute transparence, l’ensemble des problèmes connus dès le 20 Décembre 2017 (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/known-issues).

Au regard des informations, il est légitime de se demander s’il est pertinent de déployer Teams en Entreprise. Et si oui, quelles sont les précautions en prendre ?

Une grande modernité

Même si l’offre Team est aujourd’hui jeune et incomplète, elle offre une modernité indéniable dans ces fonctionnalités collaboratives, que les utilisateurs appréhenderont probablement rapidement.

Les discussions en ligne et durables dans le temps seront, en effet, très appréciées, tant il est compliqué de réaliser ce genre d’échange avec un environnement de messagerie.

Le tableau des fonctionnalités à venir, émanant de Microsoft, référence les annonces publiques faites au 4ème trimestre 2017 et témoigne de l’effort consenti pour faire évoluer l’application le plus rapidement possible.

D’autre part, de nouvelles fonctionnalités ont déjà vu le jour (29 Janvier 2018) avec, par exemple, l’ouverture vers d’autres applications comme SurveyMonkey, Trello et Invision, facilitant l’incorporation des données dans les discussions. La mise à disposition d’un store dédié (ci-dessous) est également présente, magasin d’application qui témoigne de la volonté de l’éditeur d’enrichir rapidement son nouveau bébé.

Si la mise en place et le déploiement de cette application sont simples, le contrôle de la création des sites d’équipe me semble nécessaire.

Une appropriation intuitive

En effet, la création de ces derniers va par là même générer la création de site d’équipe Sharepoint. Si la possibilité de pouvoir créer ces derniers n’est pas contrôlée, l’entreprise risque fort de se retrouver avec plusieurs dizaines de milliers de sites qu’il faudra un jour ou l’autre supprimer (GDPR), archiver ou conserver légalement.

En outre, le stockage de donnés n’étant pas illimité au niveau du tenant, la question du contrôle de la place utilisée par ces mêmes sites SharePoint se posera. Sans un contrôle de la création de ces sites et autres groupes 0365, les responsables de l’organisation des services Sharepoint Online pourraient être très vite débordés. Des fonctions d’archivage seraient donc les bienvenues.

D’autre part, certaines fonctionnalités sont d’ores et déjà attendues, comme l’harmonisation des états de présence entre Team et Skype for Business :

La possibilité de mettre en place des canaux de type :

• Public : Ouvert à tous vers l’extérieur
• Public Invité : Ouvert vers l’extérieur via une invitation
• Entreprise, Ouvert : Ouvert uniquement aux utilisateurs de l’entreprise
• Entreprise, invitation : Sur invitation, uniquement aux utilisateurs de l’entreprise
• Possibilité de connaître les participants aux canaux de discussion

La réduction de la consommation de mémoire par l’application

Team est sans nul doute une forme moderne de collaboration, utilisant bon nombre d’applications comme l’agenda, la messagerie instantanée, la présence, les sites de partage de documents (SharePoint online), la Visio conférence, Planner, Stream etc. Là où nous avions plusieurs outils, Team fédère, ainsi, un certain nombre de canaux d’information. L’idée est excellente, son appropriation intuitive.  Et disponible sur les mobiles, nul doute que le travail en équipe en sera facilité.

Devant la pertinence de ce nouveau produit, nul doute que les utilisateurs, séduits par son potentiel novateur, ne tarderont pas à l’adopter et à demander les améliorations nécessaires.

C’est donc sans hésitation que je vous invite à lancer votre pilote.

Article publié dans Smart DSI N° 9 – mars 2018