SharePoint Workspace, intégré au sein de la distribution Office Professional Plus 2010, suscite des questions récurrentes quant à ses usages ou à ses fonctionnalités.
La première partie de ce dossier tente de répondre aux principales interrogations sur les liens entre SharePoint et SharePoint Workspace.
En une phrase : SharePoint Workspace 2010 constitue un client riche, personnel, uniformisé et potentiellement déconnecté pour exploiter les données des sites SharePoint. Cette définition – bien qu’un peu longue – décrit de façon exhaustive l’usage couvert par le produit dans le cadre de sa relation avec SharePoint.
SharePoint Workspace permet en effet de créer des « espaces de travail SharePoint » dont la finalité est de se synchroniser avec tout ou partie d’un site SharePoint.
Voici quelques détails sur ses caractéristiques clés : SharePoint Workspace étant une application installée sur le poste (au même titre que les autres applications de la suite Office 2010), l’utilisateur exploite les données au travers d’une application riche : Riche via l’ergonomie Windows offerte (copier-coller, glisser-déposer, etc.) mais également via les fonctionnalités spécifiques disponibles uniquement dans l’application : recherche locale, alertes visuelles,…etc. Les espaces de travail SharePoint sont créés dans une philosophie d’usage uniquement personnel : les actions possibles dans l’application sont alors en phase avec les permissions définies sur le site SharePoint synchronisé.
Par ailleurs, s’il ne peut exister qu’un seul espace de travail SharePoint pour un site SharePoint donné, il est possible de créer plusieurs espaces de travail pour se synchroniser avec plusieurs sites SharePoint distincts, que ceux-ci soient dans l’entreprise ou à l’extérieur (Microsoft Online Services / Office 365). Dans l’ensemble des cas, quelle que soit la nature de source, les données sont présentées de façon uniformisée. Enfin, l’un des atouts de SharePoint Workspace est qu’il permet une utilisation des données qu’une connexion soit disponible ou non. Quand une modification est apportée au contenu en période de déconnexion, les éléments sont placés en fil d’attente, puis automatiquement synchronisés quand une connexion devient disponible. Bien évidemment les risques éventuels de conflits dus à la modification simultanée d’un document par deux utilisateurs sont pris en charge par l’outil.
Au regard de ces caractéristiques, SharePoint Workspace se positionne ainsi comme le compagnon idéal de SharePoint pour les populations mobiles (consultants, commerciaux, techniciens) et pour les utilisateurs plus à l’aise avec une ergonomie Windows que Web.
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