Microsoft Office SharePoint Server est l’un des produits les plus en vue dans l’arsenal de Redmond et il peut décupler la productivité des entreprises. Dans ce guide en quatre parties, nous allons voir comment les administrateurs informatiques peuvent tirer le meilleur parti de SharePoint via une utilisation performante des workflows.
Maintenant que vous savez utiliser les workflows prédéfinis de SharePoint 2007 pour créer un processus d’approbation de document tout simple, voyons comment créer un workflow de bout en bout.
Jusqu’ici, nous avons parlé de la création de workflows avec Share – Point. Dans cette dernière partie, je souhaite terminer ce tour d’horizon en expliquant comment créer des workflows via SharePoint Designer. Tout d’abord, pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec SharePoint Designer, il s’agit de la version Microsoft Office 2007 de l’ancien produit Microsoft FrontPage.
SharePoint Designer permet de créer des workflows nettement plus sophistiqués qu’avec une application Web SharePoint. La contrepartie est que le processus de création est sensiblement plus complexe. Comme l’espace restreint de cet article ne permet pas d’exposer tous les méandres de la création de workflows avec SharePoint Designer, mon objectif est de vous présenter les principes de base.
Une configuration adaptée Avant même de commencer à utiliser SharePoint Designer, il vous faut une liste ou une bibliothèque de documents disponible, à laquelle vous allez rattacher le workflow. Une fois ce prérequis respecté, ouvrez SharePoint Designer et utilisez la commande Open Site du menu File pour ouvrir votre site SharePoint. Lorsque SharePoint Designer vous demande d’ouvrir le site, saisissez l’URL du site SharePoint auquel vous souhaitez ajouter le workflow. L’étape suivante consiste à sélectionner les commandes New | Workflow du menu File. Ce faisant, vous accédez à l’écran illustré sur la figure 9.
Comme vous pouvez le constater, la première chose à faire est de nommer le nouveau workflow, de spécifier la liste ou la bibliothèque de documents à laquelle il va être rattaché et de sélectionner les options de démarrage qui lui sont applicables. Une fois les informations requises saisies, cliquez sur Next pour accéder à l’écran Specify Details. Cet écran contient des listes déroulantes permettant de spécifier une condition et une action. Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un workflow qui envoie un e-mail à une per- sonne lorsqu’un document est modifié par un utilisateur spécifique.
Pour ce faire, vous pouvez sélectionner l’option If Modified by Specific Person dans la liste déroulante Conditions, puis l’option E-mail This Message dans la liste Actions. La figure 10 illustre les options correspondantes. A ce stade, il suffit de cliquer sur Finish pour créer le workflow. Il reste quelques aspects à souligner. Pour les débutants, vous noterez dans la figure 10 que les termes Specific Person et This Message sont des liens hypertexte. Si vous cliquez sur l’un d’eux, vous aurez la possibilité de renseigner la variable.
Ainsi, vous pouvez spécifier la personne chargée de surveiller la survenance de modifications, ainsi que le message à envoyer lorsque ces modifications se produisent. En fait, un clic sur le lien This Message vous permet de spécifier plus que le message proprement dit, à savoir aussi un destinataire, une liste en copie cachée (CC) et la ligne d’objet. Autre aspect à mentionner, l’option sous le bouton Actions permet d’ajouter une branche conditionnelle Else If, afin de spécifier plusieurs options. Dans ce cadre, il est important de ne pas confondre plusieurs options avec plusieurs étapes.
Si vous examinez le coin supérieur droit de la figure 10, vous pouvez constater que nous avons créé uniquement la première étape d’un workflow. Une option immédiatement sous Step 1 permet de créer des étapes supplémentaires. Si vous créez une branche conditionnelle Else If, vous créez en fait des conditions supplémentaires pour l’étape courante et non des étapes supplémentaires. C’est dans cette approche des branches et dans la possibilité de créer des étapes supplémentaires que réside la puissance des workflows SharePoint.
Vous savez désormais comment créer des workflows SharePoint via SharePoint Designer. Ayez à l’esprit que cet outil vous offre la possibilité de créer des workflows particulièrement complexes sans avoir à écrire le code sous-jacent.
Téléchargez cette ressource
Livre blanc Sécurité et Stockage des documents
Découvrez dans ce livre blanc Kyocera les outils logiciels qui permettent une approche holistique et efficace de la collecte, du stockage, de la gestion et de la sécurisation des documents en entreprise.
