Microsoft Office SharePoint Server est l’un des produits les plus en vue dans l’arsenal de Redmond et il peut décupler la productivité des entreprises. Dans ce guide en quatre parties, nous allons voir comment les administrateurs informatiques peuvent tirer le meilleur parti de SharePoint via une utilisation performante des workflows.
SharePoint a toujours été un outil formidable pour la gestion et la maintenance des bibliothèques de documents. Néanmoins, dans certaines situations, le simple fait d’avoir une bibliothèque de document ne suffit pas. Bien souvent, l’introduction d’une certaine dose d’intelligence dans les bibliothèques peut être extrêmement profitable pour les entreprises.
Dans SharePoint 2007, cette intelligence est mise en oeuvre via les workflows ou flux. Nous allons présenter les workflows plus en détail un peu plus loin mais, pour l’essentiel, l’insertion d’une bibliothèque de documents dans les processus métiers de l’entreprise passe par l’application d’un ensemble d’étapes.
Par exemple, imaginez que vous travailliez pour une agence de publicité. Même si, à n’en pas douter, cette agence aura les pointures capables de mettre au point les différentes campagnes publicitaires, vous n’allez pas exiger des créatifs qu’ils saisissent les publicités et qu’ils les envoient directement aux magazines chargés de les publier. Il est fort probable qu’une société de ce type dispose d’un ensemble formel de processus pour contrôler la chaîne de traitement jusqu’à la publication.
Par exemple, le créatif peut transmettre son concept publicitaire à un directeur artistique chargé de procéder à l’habillage artistique. Une fois ce travail terminé, le résultat est transmis à un réviseur chargé de vérifier qu’il n’y a pas de fautes d’orthographe et que tout est grammaticalement correct. La publicité est alors confiée au département juridique, dont le rôle est d’écarter tout risque de problème juridique pour le client.
Elle est ensuite transmise à un directeur exécutif qui se charge d’obtenir l’aval du client et d’envoyer la publicité pour publication. Je n’ai jamais travaillé pour une agence de publicité et le déroulement des opérations présenté ici n’est peutêtre pas représentatif de la réalité, mais tel n’est pas mon but. Mon objectif ici est de montrer que la majorité des entreprises disposent d’un processus quel qu’il soit, mais qu’elles font en définitive confiance à leurs utilisateurs finaux pour en assurer le suivi, alors qu’un mécanisme automatisé pourrait tout aussi bien se charger de vérifier le respect des différentes étapes. Les workflows SharePoint peuvent fournir ce processus automatisé.
Dans de nombreuses entreprises, l’automatisation des workflows avec SharePoint peut aboutir à des processus nettement plus performants. Ainsi, Share – Point peut informer la prochaine personne dans la chaîne de traitement qu’une tâche nécessite son attention. De la sorte, cette personne ne doit plus attendre qu’on lui dise d’effectuer le travail ou elle n’a pas besoin de surveiller périodiquement sa réserve de travail.
Dans d’autres situations, l’instauration de workflows peut également aider les entreprises à se conformer aux réglementations léga les spécifiant les modalités du traitement de certains types d’informations au sein de l’entité. Maintenant que nous avons une première idée des possibilités offertes par les workflows, voyons plus en détail le concept de workflows et leur fonction.
Ce concept vous est peutêtre déjà familier ? Cela tient probablement au fait qu’il existe depuis longtemps dans SharePoint. En 2001, Microsoft a lancé SharePoint Portal Server, lequel prenait déjà en charge les workflows. SharePoint 2003 a ensuite supprimé la majorité des fonctionnalités liées aux workflows, mais beaucoup d’éditeurs de logiciels tierce partie se sont engouffrés dans la brèche et ont créé des applications proposant ce type de fonctionnalité. Dans SharePoint 2007, les workflows sont principalement des activités déclenchées par des événements.
Un workflow peut comporter une ou plusieurs activités. La possibilité de créer une chaîne complexe d’activités fait toute la force des workflows Share – Point. Même s’il est possible de créer certains workflows relativement complexes, cette tâche ne doit pas nécessairement être compliquée. Visual Studio constitue l’outil de prédilection pour ce travail, mais dans SharePoint 2007, Microsoft fournit une interface permettant de créer des workflows sous une forme graphique, sans aucune écriture de code.
Cette interface permet de concevoir tous les workflows, sauf les plus sophistiqués, et nous allons la découvrir plus loin dans cet article. Un aspect supplémentaire que je souhaite mentionner sur les workflows est qu’ils sont généralement employés avec les bibliothèques de documents. Néanmoins, SharePoint 2007 vous permet aussi de les utiliser avec des listes.
Si vous n’êtes pas familier de ces dernières, elles sont très proches des feuilles de calcul, mais sont conçues dans une optique de colla bora tion, de sorte que plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultané ment sur une liste. Maintenant que le concept et la fonction des workflows sont précisés, nous allons aborder les workflows prédéfinis de SharePoint
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