Sharepoint 2013 : Le nouveau Facebook professionnel

Microsoft a lancé il y a deux mois la nouvelle génération d’Office. Franchement orientée cloud, optimisée pour un usage tactile et mobile, cette version 2013 mise aussi tout particulièrement sur ses capacités collaboratives. Si le cloud permet de simplifier l’accès aux données de n’importe où et sur n’importe quel terminal, il induit également une facilité de partage d’informations désormais stockées dans le nuage et non plus enfermées sur un disque. SharePoint, principale solution collaborative de Microsoft se devait de prendre le même chemin et d’aborder l’année 2013 avec de nouvelles ambitions pour faire face au développement rapide des réseaux sociaux.

Arrivé en retard sur le marché des systèmes d’exploitations mobile, avec un Windows Phone qui commence seulement à s’attirer quelques projecteurs, Microsoft ne veut pas laisser passer la vague sociale qui, après avoir conquis le grand public, s’invite dans les entreprises. « Out » donc le classique site collaboratif SharePoint et place au « News Feed », au suivi temps-réel de ses collaborateurs et aux « j’aime » sur les documents et informations partagés. L’influence de Facebook et de son presque-milliard d’utilisateurs est désormais prégnante.

L’interface reprend les codes de « Modern UI » (feu « Metro ») et se veut simple, épurée. Première évolution, le MySite a disparu. Dans un souci de cohérence de son offre, Microsoft a remplacé cet espace de stockage par une version pro de SkyDrive. Le client SkyDrive Pro viendra donc s’intégrer à l’explorateur Windows et synchronisera automatiquement les dossiers et fichiers présents dans cette « librairie SharePoint » en local avec  le site SharePoint 2013 ou SharePoint Online. Les utilisateurs de DropBox ne seront pas perdus.

Mais revenons-en à la principale innovation de ce nouveau SharePoint : le News Feed. À la manière de Facebook, il sera désormais possible sur SharePoint de suivre un collaborateur, une communauté ou même un tag particulier, pour se maintenir informé de toutes les actualités le concernant. Les informations sont affichées dans un fil d’actualité et pourront être commentées, « likées » ou partagées. Grâce à l’intégration de la suite Office, les documents ainsi diffusés pourront être visualisés directement dans l’interface.

De SharePoint à Lync. De Lync à Skype.

Pour ajouter une touche de collaboration temps-réel, Microsoft fait appel à une solution maison et intègre Lync à sa plateforme de collaboration. Il devient alors possible depuis son site SharePoint de cliquer sur le profil d’un collaborateur et de passer dans un mode de conversation audio et vidéo grâce aux fonctionnalités de Lync. Un scénario que l’on retrouve dans les technologies grand public puisqu’un utilisateur du nouveau webmail Outlook.com peut, à partir de la fiche d’un de ses contacts, lui passer un appel via l’intégration de Skype. Rappelons que le logiciel de téléphonie a été racheté par Microsoft en mai 2011 pour 8,5 milliards de dollars. La fédération de Lync 2013 permettra par ailleurs aux utilisateurs Lync d’inviter à des web-conférences des contacts ne disposant que de Skype. L’inverse restera en revanche impossible. Microsoft souhaite également faciliter la mise en relation des employés de l’entreprise grâce à un outil de recherche permettant de trouver un collaborateur qui aura la bonne expertise et les bonnes compétences par rapport à un besoin précis. Une fonction qu’on connaissait déjà dans Lync et qui arrive donc désormais dans SharePoint, via l’utilisation du moteur Fast.

Et quid de Yammer dans tout ça ? Le réseau social professionnel racheté en juin dernier pour 1,2 milliard de dollars se verra intégré à SharePoint pour constituer une plateforme unique. Aucun calendrier n’a été précisé à ce sujet. Microsoft confirme néanmoins que la version stand-alone sera toujours disponible.

Un SharePoint Store regroupe les applications payantes et gratuites qui viendront compléter les fonctionnalités de la solution (intégration de Facebook par exemple). Les entreprises pourront aussi créer leur propre catalogue applicatif interne et des apps seront également proposées pour les versions 2013 de Excel, Word et Outlook.

« L’utilisation d’un réseau social impose les mêmes règles de bienséance que dans la vie quotidienne de l’entreprise »

À qui s’adresse ce type de réseau social d’entreprise (RSE) ? « Aux entreprises de toute taille », répond Na-Young Kwon, Chef de produit SharePoint chez Microsoft France. « Seuls les besoins de connectivité diffèrent. Les employés d’une entreprise de vingt personnes n’ont généralement pas les mêmes difficultés à travailler ensemble de par leur proximité. Mais ils peuvent tout de même aller plus loin dans leur collaboration en utilisant les fonctionnalités de SharePoint ». Reste à régler la question de la sécurité. La facilité de partage des documents sur le nouveau News Feed est susceptible d’effrayer plus d’un dirigeant, sans parler de l’intégration de Facebook. « La sécurité dans ce domaine est plutôt un problème de charte d’usage », explique la responsable. « L’utilisation d’un réseau social impose les mêmes règles de respect du contrat de travail et de la bienséance que dans la vie quotidienne de l’entreprise ».

Des outils de gouvernance sont prévus pour permettre à l’administrateur de définir le niveau d’ouverture de la plateforme en limitant certaines fonctions ou en interdisant certains échanges. Mais Microsoft déconseille d’en faire une utilisation trop stricte. « Les gens ont une perception beaucoup plus intrusive du réseau social en entreprise car ils ont le sentiment qu’on va savoir à tout moment ce qu’ils sont en train de faire et s’ils sont à leur bureau ou non, indique Étienne Lacour, chef de produit Lync. Les projets les plus réussis que nous ayons vus sont ceux où les limitations étaient les plus réduites. Il faut avant tout conserver une expérience utilisateur la plus simple possible ».