Se réunir moins souvent mais faire plus !

Les entreprises doivent repenser les opérations, méthodes de travail et tirer parti des leçons pour innover. Modifier la manière dont sont menées les réunions impactera la productivité. « Chaque dirigeant doit repenser la manière de fonctionner de son entreprise dans un monde hybride. Verizon Business et BCG se sont associés dans le but de partager des retours d’expérience concrets qui permettent une plus grande flexibilité, une meilleure connexion et une meilleure collaboration » déclare Tami Erwin, PDG chez Verizon Business. 

Des actions simples pour faire la différence…

Si le passage à un modèle de travail hybride est perçu maintenant comme une opportunité, outre les changements à grande échelle, ce sont les actions simples qui font la différence. Quelques recommandations :

• Adopter des pratiques simples et efficaces pour améliorer les réunions

1 : Planifier des réunions de 25 ou 50 minutes en prenant en compte un retard de 5 à 10 minutes par rapport à l’heure du début de la réunion

2 : Indiquer clairement l’objectif et le programme de la réunion sur l’invitation

3 : Reconsidérer la nécessité des réunions régulières et récurrentes

• Identifier et remettre en cause la nécessité des réunions pouvant être remplacées par des modes de travail asynchrones

l’e-mail, le chat, le partage de documents ou la révision de ceux-ci hors ligne.

Des pratiques expérimentales !

Pour suivre l’efficacité des changements apportés aux réunions, Verizon Business a analysé les habitudes de réunion d’une équipe d’environ 150 employés pendant un mois. Des enquêtes quotidiennes et hebdomadaires ont été envoyées aux participants pour un feedback continu.

Les résultats démontrent l’impact des petits changements :

• les nouvelles méthodes de gestion des réunions ont amélioré l’efficacité générale de ces réunions
• un sentiment d’être plus à l’aise pour travailler via la méthode de travail asynchrone (e-mail, outils de collaboration et partage de documents)
• Moins de perte de temps à assister à des réunions où la participation en direct n’est pas requise.

Les 4 étapes pour modifier la façon dont le travail est effectué

Voici 4 axes pour identifier, mettre en œuvre et prendre en charge des actions simples

• Joindre le geste à la parole

un soutien garanti par un leader respecté, dès le départ.

• Concevoir de l’intérieur

comprendre les difficultés et arriver à de meilleures méthodes au sein des équipes ciblées pour effectuer un changement.

• Faciliter les choses

créer et recréer des outils de support pour gérer la mise en œuvre et mesurer l’efficacité. Assurez-vous que vous disposez de l’infrastructure technologique et des solutions adaptées pour réaliser des plans de communication hybrides efficaces.

• Réitérer en cours de route

créer des cycles de feedback réguliers et fréquents pour soutenir l’adaptation continue des modes de réunion et des outils de support.

L’étape suivante est la mise à l’échelle.

Source Livre blanc Verizon Business & Boston Consulting Group