Résoudre la problématique de gestion des e-mails avec LEGATO

Windows & .Net Magazine : Quels
sont concrètement les problèmes
que pose aujourd’hui la messagerie
électronique en entreprise ?

Franck Joguet : La messagerie électronique
est devenue le frontal de communication
« standard » le plus couramment
utilisé dans les échanges
d’informations et intègre du contenu
très divers (attachements simples, fichiers
Word, films MPEG, fichiers de
présentation etc…). La tâche des responsables
des systèmes de messagerie
en devient de plus en plus compliquée.
En effet, ils sont tiraillés entre les
problèmes de fiabilité des ressources
de stockage, de saturation de serveurs
et de mise à  disposition des
données en ligne. Nous assistons
par ailleurs à  une
prise en considération de
l’aspect légal et non plus
seulement technique de la
conservation des documents
véhiculés par voie de
messagerie. Un panel de
normes, décrets et réglementations
visent à  régir la
circulation, l’utilisation et
l’archivage de documents
électroniques. LEGATO est capable, avec ses deux solutions
EmailXtender et EmailXaminer de répondre
à  ces contraintes légales par le
traitement et l’archivage technique des
documents email. De même, elles offrent
aux différents acteurs concernés
dans l’entreprise, des responsables de
messageries, aux responsables de départements
et utilisateurs finaux le luxe
d’utiliser l’outil de messagerie électronique
dans des conditions optimales.

Quelles sont justement les
contraintes légales à  prendre en
compte et quelle importance
leur accordez-vous ?

F. J : Aux Etats Unis, suite aux affaires Enron/Arthur Andersen et Worldcom,
la législation dans le domaine de l’archivage
numérique est devenue plus
contraignante qu’en Europe. Ainsi, la
loi Sarbane Oaxley impose la mise en
oeuvre de systèmes permettant la
conservation professionnelle et la restitution
des données numériques dans
un temps donné. Celle du NASD va encore
plus loin puisqu’elle autorise un
auditeur à  contrôler ce qui se passe
dans une entreprise à  tout moment de
la journée. En Europe, différents textes
de lois définissent la notion d’archives
électroniques et le cadre d’acceptation
des signatures électroniques. La
norme AFNOR Z42-013 définit par
exemple la manière dont on
doit archiver des documents
numériques sur des
supports de type WORM. La
l o i du 13 mars 2000
concerne l’adaptation du
droit de la preuve aux technologies
de l’information et
reconnaît l’écrit électronique
comme preuve légale
pour peu que l’on puisse
en identifier la source et en
garantir l’intégrité du contenu.
Quant à  la loi Madelin, elle incite depuis 1994 les entreprises à 
dématérialiser au maximum les supports
papiers. Enfin, une série de réglementations
provenant de la
Communauté Européenne et d’articles
du code civil français vont dans le
même sens. Les banques, sociétés d’assurances,
entreprises financières et
groupes à  dimension internationale
sont les premiers à  être concernés par
ces législations. Pour LEGATO, la prise
en compte de l’aspect légal de l’archivage
est très important dans le sens où
cela nous amène à  adresser non seulement
les responsables de stockage et
de messagerie des entreprises,
mais aussi les utilisateurs
finaux, principaux
responsables de leurs données.

Quelles sont les principales
règles à  suivre
pour optimiser l’archivage
des emails ?

F. J : Il existe des règles à 
suivre par métier et par
environnement. Les durées
de rétention de documents
électroniques par
métier sont d’ailleurs très
précises. Par exemple, les documents
provenant du département des « ressources
humaines » doivent être
conservés sur une période pouvant aller
jusqu’à  10 ans. Les facturations
électroniques doivent être archivées 3
+ 3 ans et les documents de type URSSAF
jusqu’à  7 ans. La deuxième règle
d’importance pour optimiser la gestion
des emails est celle de la mise en
oeuvre d’une politique d’entreprise
d’archivage électronique combinée à 
la mise en place d’un outil qui va
permettre d’automatiser les processus
de filtrage, d’indexation et d’archivage
hiérarchique de document. Ainsi,
après avoir classé les documents en
fonction de leur valeur pour l’entreprise,
on garantit une traçabilité
totale.

Quel doit être le mde opératoire à  adopter ?

F. J : Cela implique qu’il faudra conserver
ses archives électroniques sur des
supports adaptés (de type WORM ou
disques sécurisés) et en fonction de
leurs fréquences de consultation. Les
entreprises auront donc besoin d’un
système d’archivage suffisamment
« intelligent » pour être capable de placer
les documents au bon endroit. De
plus, il est crucial de veiller à  bien respecter la notion de cycle de vie d’une
archive – depuis la création du document,
sa mise en ligne, son enregistrement
sur un support d’attente sécurisé,
jusqu’à  sa destruction finale. Il
faut également tenir compte de l’adéquation
du support d’archivage avec
l’utilisation réelle du document, et ce,
sur la base des différentes normes, lois
et décrets qui vont permettre de préserver
la recevabilité d’un document
et sa valeur probatoire.

A qui incombe la responsabilité
de mise en oeuvre d’une politique
d’archivage électronique ?

F. J : Toute la question est là . Car en fait,
cette tâche ne concerne pas F. J : Toute la question est là . Car en fait,
cette tâche ne concerne pas uniquement

Quels sont les principaux
avantages de la
mise en oeuvre d’une
solution d’archivage
d’ emails automatisée ?

F. J : L’automatisation est
importante tant du point
de vue de l’administrateur
que de celui de l’utilisateur
final. En effet, l’utilisateur final
n’aura pas à  s’impliquer dans les décisions
relatives à  l’archivage des documents
qu’il va créer puisque le système
se charge lui-même de réagir
conformément aux règles mises en
place par l’entreprise (via l’indexation
par mots clés, phrases clés, départements,
ou fonctions). Du point de vue
de l’administrateur, LEGATO Email-
Xtender permettra d’optimiser à  la
fois les systèmes de stockage, le cycle
de vie d’un document et sa disponibilité.

Quels sont les principaux facteurs
de différenciation de la
famille de solution EmailXtender de LEGATO par
rapports aux
autres solutions du
marché ?

F.J : EmailXtender
est une solution complète
d’archivage électronique
qui se démarque
des autres
dans le sens où les éléments
de stockage
sont considérés et reconnus
comme des objets.
Cette approche
permet de ne conserver qu’une seule
instance d’un document lorsque celuici
est reproduit et réutilisé sans être
modifié par des utilisateurs. De ce fait,
on évite les problèmes de saturation
de serveurs. L’outil capture des données
en toute transparence pour l’utilisateur,
supporte tous les serveurs de
messagerie du marché (Microsoft Exchange/Outlook, Lotus Notes/
Domino, UNIX Sendmail, Bloomberg
Mail et autres messageries instantanées)
et se déploie au sein d’environnements
totalement hétérogènes.
EmailXtender génère par ailleurs un
index explicite de tous les messages et
de toutes les pièces jointes, ainsi que
de leur contenu. Il présente l’avantage de fonctionner avec tous les
outils de recherche accessibles
indifféremment via
le réseau ou via internet
(Outlook Web Access, iNOTES).
Ces fonctionnalités autorisant
la recherche « Full-
Text » sont disponibles aussi
bien pour les administrateurs,
les superviseurs et les utilisateurs.
Elles permettent ainsi
le rapatriement instantané
des documents archivés et de
leurs attachements. Enfin, il
réduit la charge sur les serveurs de
messagerie ainsi que les goulets
d’étranglement en migrant de manière
transparente et automatique les messages
électroniques sur des périphériques
adaptés, choisis en fonction des
contraintes légales et techniques tout
en optimisant le coût de possession
des données.