De ce fait, un certain nombre de questions devrait naturellement émerger rapidement. En voici quelques-unes. 

• Quelles solutions de salle et pour quels usages avec Microsoft Teams ?
• Que vaut la solution Microsoft Meeting Room vis-à-vis de la concurrence ?
• Comment assurer la maintenance opérationnelle de plusieurs dizaines de salles dans le monde ?
• Faut-il que les salles de réunions sachent gérer d’autres solutions sur le marché comme Zoom, Webex ?
• Que faut-il prévoir en termes de licences ?

Bienvenue dans un domaine où l’offre est pléthorique et pleine de surprises.

Voici je l’espère quelques explications qui vous permettront d’y voir un peu plus clair.

Quelles solutions pour quel type de salles ?

Lorsque l’on aborde le sujet des salles de réunions, il faut tout d’abord distinguer de quel type de salles nous parlons. En effet, les structures des salles peuvent être tout à fait différentes ne serait-ce qu’en termes d’utilisateur voire de configuration.

La disposition de chaque salle devra donc être étudiée pour permettre d’adapter les périphériques (Caméras, Micros, Ecran) afin d’optimiser la qualité sonore et rendre le plus interactif possible les débats. D’une manière générale, on pourra classer ces salles comme ceci

• Executive Room
  • Salle du conseil ou Salle VIP, généralement de moyenne capacité, nécessitant parfois des interactions avec la domotique. Equipée de plusieurs écrans, plusieurs micros, plusieurs caméras.
• Large Room
  • Grande salle d’environ 30 places devant être équipée de plusieurs caméras, plusieurs micros et de plusieurs écrans
• Medium Room
  • Salle de réunion d’environ 20 utilisateurs dotée d’une seule caméra et d’un seul écran
• Small
  • Petite salle de réunion de 5 à /7 personnes.
• Office
  • Bureau ayant la capacité de 3 /4 Personnes

• Unusual Meeting Room
  • Salle de classe, auditorium, Salle de plusieurs centaines de personnes avec scène principale

Comme vous ne tarderez pas à vous en apercevoir, la plupart des fournisseurs de solutions de salles de réunion Teams sont loin de couvrir tous ces usages. Certains ont des solutions très intéressantes pour de très petites salles (Jabra et sa camera Panacast), d’autres seront en mesure de vous accompagner sur l’équipement de salle Vip en intégrant des fonctions avancées de scénario de domotique.  D’autres encore, pourront vous accompagner sur la plupart des salles dites classiques avec des technologies d’optimisation audio et vidéo avancées.

En d’autres termes, si vous cherchez, un seul et unique fournisseur pour tout faire, cela risque d’être compromis.

Comme vous le constaterez également, certains fournisseurs de solutions pour les salles de réunions viennent d’univers différents. 

Certains sont à la base des vendeurs de station de travail, comme Lenovo, d’autres viennent plutôt du monde de la vidéo et de la domotique comme Creston. Certains restent des incontournables, tant ils fournissent des solutions de salles de réunions depuis plusieurs années (Poly).

Enfin, des outsiders comme Yealink présent maintenant depuis quelques années avec de belles solutions autour de Microsoft Teams.

Bref, il y en a pour tous les goûts et pour toutes les bourses. Le problème dans ces offres pléthoriques est de pouvoir comparer et choisir.

Microsoft Teams Room, incontournable ?

Une des premières questions que vous devez vous poser si vous envisagez d’équiper vos salles de réunions avec Teams est d’opter ou pas, pour la solution Microsoft Teams Room (MTR).

L’option MTR est une solution de gestion de salles de réunions définie par Microsoft et dont l’implantation matérielle a été confiée à des tiers comme Poly, Yealink, Lenovo etc..

La solution MTR est utilisable avec Microsoft Teams, Skype Entreprise Online, Skype Entreprise Server 2019 ou encore Skype Entreprise Server 2015. De plus, sachez que la maintenance en conditions opérationnelles pourra, par l’intermédiaire d’une licence Meeting Room Premium être prise en charge directement par les équipes du support Microsoft. Pour plus d’informations, merci de vous reporter au lien suivant : https://rooms.microsoft.com/premium),

L’intérêt des MTR réside dans leurs uniformisations et dans le fait que leurs évolutions fonctionnelles vont suivre les évolutions de l’environnement Teams. Nativement, ces salles de réunions s’enregistrent dans le portail Teams en plus de pouvoir optionnellement s’enregistrer dans un portail propriétaire qui fournira des informations plus spécifiques.

Coté expérience utilisateurs, avec MTR, l’interface Teams est de rigueur, les utilisateurs retrouveront effectivement sur la tablette de la salle, un client Teams aux couleurs et aux interfaces quasi identiques à celles présentes sur leur poste de travail. Un point qui reste important et qui facilitera l’adoption utilisateur.

Malgré leur côté « propriétaire Microsoft », certaines solutions MTR sont capables de rejoindre des réunions Zoom, et Cisco Webex. Un bon point car cela permettra à vos utilisateurs de bénéficier des équipements de la salle (écran, micro, etc..) tout en utilisant une solution de visioconférence différente initiée par leurs partenaires.

Une limitation toutefois réside dans leur incapacité à rejoindre nativement des réunions Sip /H323. Pour que cela soit possible, il vous faudra souscrire un service de passerelle chez bluejean ou Pexip.

En dehors de cela, la solution MTR devrait naturellement s’imposer, surtout si vous axez votre stratégie sur Microsoft Team. En d’autres termes MTR est une solution simple, abordable financièrement et qui fournit un service de qualité. Sa mise en place ne demande généralement pas de compétence audio et vidéo avancée et pourra être rapidement appréhendée par vos services techniques.

Pour son usage, vous devrez vous acquitter d’une licence Microsoft Teams Room standard qui vous permettra, entre autres, de pouvoir émettre et recevoir des appels téléphoniques depuis la salle,

Alternatives au Microsoft Teams Rooms

Le choix MTR n’est pas une obligation, d’autres solutions existent comme celles de la société Starleaf qui propose l’intégration, la maintenance, le matériel et le logiciel, qui par le biais d’une passerelle BlueJean propose la compatibilité Teams.

N’oubliez pas que la solution Microsoft Teams Room est une solution qui couvrira beaucoup de cas, mais sera inadaptée dès que vous allez sortir des sentiers battus.  

Je pense notamment aux très grandes salles de conférences pouvant contenir plus de 50/80 personnes nécessitant des configurations audio et vidéo tout à fait particulières. Dans ce cas, l’accompagnement d’un partenaire spécialisé est très fortement recommandé.

Jamais depuis 2 années, les solutions de visio-conférences ne se sont démocratisées à ce point. Certes beaucoup d’entre nous travaillons à distance pour des raisons sanitaires mais nous le savons désormais, l’année 2021 devrait voir le retour des utilisateurs sur leur lieu de travail. Actuellement nos salles de réunions sont quasi désertes.

Peut-être faudrait-il saisir cette opportunité unique pour les équiper ?