Pourquoi acquérir un système de gestion documentaire ?

Coût : La mise en oeuvre de tout système, manuel ou automatisé, coûte de l’argent. Mais le contrôle et la capacité d’audit que fournit un système de gestion documentaire compensent souvent ces coûts à long terme. Bien que le fameux « bureau sans papier » soit utopique, un système de gestion documentaire automatisé peut engendrer de sérieuses économies en papier et coûts annexes : meubles de classement, affranchissement pour la distribution, espace de stockage, travail supplémentaire de classement, maintenance et extraction. Par ailleurs, la compilation de données pour un audit coûte moins cher avec un système automatisé qu’avec un système manuel. Et, avec toujours plus de règlementation, les audits devraient être de plus en plus rigoureux.

Confidentialité : De plus de plus, les sociétés se font rappeler à l’ordre pour protection insuffisante des données sensibles. Délit d’initié, règlementations comme HIPAA, législation exigeant la divulgation (avec récompense à la clé) de données clients incorrectement stockées, tout cela dissuade les sociétés de traiter ce genre d’informations à la légère. Les titres de presse sont pleins de violations de données et de leur coût pour les organisations concernées. Bien mieux qu’un classeur verrouillé, un système de gestion documentaire ne montrera les documents qu’aux regards autorisés.

Identification : “Qui a fait cela ?” C’est souvent la question première de toute enquête, qu’il s’agisse d’un meurtre ou d’une commande à éclaircir. Un système de gestion documentaire s’assure bien sûr que seules certaines personnes peuvent créer ou modifier un document, mais garde aussi la trace individuelle des intervenants.

Authentification : En lien étroit avec l’identification, l’authentification garantit que le système de gestion documentaire est capable de s’assurer que l’éditeur (modificateur) créateur, ou lecteur d’un document est bien qui il prétend être. Pas question de se demander qui de Valérie ou sa secrétaire a signé la nomenclature. Les éventuelles exceptions sont traitées afin de savoir exactement qui a fait quoi et quand.

Conformité : La principale raison d’acquisition d’un système de gestion documentaire est qu’il faut en avoir un. Pour la plupart des entreprises, de nombreuses réglementations rendent la conformité presque impossible sans un système automatisé. Et même si vous n’êtes pas soumis à des réglementations telles que SOX, HIPAA, ou CFR 21 part 11 (ERES), vous le serez peut-être un jour et vos anciens documents devront faire foi. Ou peut-être avez-vous changé de zone géographique ou d’industrie et devez-vous soudainement observer de nouvelles règles. Bien qu’il soit presque impossible d’anticiper toutes les futures réglementations, le fait d’avoir un bon système de gestion documentaire facilitera les futures conformités.