Organiser un événement professionnel réussi : comment y arriver ?

Voici donc nos conseils clés pour réussir l’organisation d’un événement professionnel.

Faire appel à une entreprise spécialisée en événementiel B2B

Confier l’organisation de votre événement professionnel à une entreprise spécialisée est un meilleur moyen de gagner du temps. Les entreprises spécialisées en événementiel B2B, notamment, disposent d’une équipe d’experts événementiels dotés d’une grande expérience.

C’est le cas de Kactus, une start-up référence de l’événementiel B2B en France.

Ces experts vous proposeront un accompagnement sur-mesure en fonction de vos objectifs et de vos différentes attentes. Ils mettent à disposition des solutions pratiques et rapides pour organiser tous types d’événements professionnels, allant des séminaires aux workshops.

De plus, les entreprises événementielles vous proposent des emplacements idéals pour vos événements dans toute la France (en ville, à la montagne ou en mer). Aussi, en faisant appel à ce type d’entreprise, vous bénéficiez d’une assistance optimale et personnalisée dans vos dépenses événementielles et dans le choix des prestataires. Vous gagnerez ainsi en temps et en ressources.

Fixer les objectifs de l’événement et identifier la cible

Il est bien sûr possible de se passer d’une agence événementielle. Cependant, il vous faut fixer les objectifs de l’événement d’entreprise. Ceci est essentiel pour en assurer le succès. Définissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels) pour une organisation réussie.

Les objectifs d’un événement d’entreprise peuvent être divisés en deux groupes : les objectifs promotionnels et les objectifs de motivation. Les premières consistent à promouvoir un produit ou un secteur d’activité, tandis que les secondes s’articulent autour de l’entreprise afin de former, récompenser ou motiver les salariés.

Ensuite, identifiez votre cible. Cela revient à vous poser les questions suivantes : Est-ce un événement dédié à vos employés, à des clients ou à des potentiels partenaires ? Qui souhaitez-vous convier à votre événement d’entreprise ? La réponse à ces questions vous aidera à définir votre cible.

Choisir le type d’événement d’entreprise et le thème

Les événements d’entreprise doivent être amusants, divertissants et surtout impliquer les participants dans l’événement lui-même. Il existe différents types d’événements et d’activités corporatives. Parmi les plus populaires, vous retrouverez les événements de lancement. Ils visent la présentation des nouveaux produits et services de votre entreprise. 

On retrouve aussi :

• Les formations ;
• Les séminaires ;
• Les forums débats ;
• Les tables rondes ;
• Les soirées de récompenses.

Les congrès sont également très réputés. Ce sont des rendez-vous annuels qui durent généralement trois à cinq jours. En outre, vous pouvez organiser des ateliers qui proposent des activités interactives entre les salariés. Les brunchs, les déjeuners d’affaires ou dîners de gala sont aussi très répandus. 

Une fois l’objectif et le type de votre événement clarifiés, il faudrait le contextualiser autour d’un thème ou d’une idée qui suscitera l’intérêt et la surprise des participants.

Établir un budget

« De quel budget disposez-vous ? Vous ne pouvez pas procéder à l’organisation si vous ne savez pas répondre à cette question. L’établissement du budget est une étape cruciale dans l’organisation d’un événement d’entreprise, car les décisions que vous prendrez dépendront du budget dont vous disposez.

Avant de vous lancer, il est donc indispensable de savoir combien vous pourrez investir. Commencez en créant une feuille dédiée au budget et en notant les principales dépenses de l’organisation en catégories (localisation, restauration, personnel, communication, etc.). 

Si le budget est très serré, vous pouvez réduire les coûts sans affecter la qualité de l’événement. Ceci revient à trouver des formules parrainage ou de sponsoring pour des financements. De nombreuses marques sont prêtes à apporter des contributions financières en contrepartie de publicités lors dudit événement.

Définir la date et le lieu de l’événement

Le choix de la date et du lieu est l’un des aspects les plus importants à considérer lors de l’organisation d’un événement d’entreprise. En effet, déterminer la période de l’année la plus appropriée peut influencer le nombre de participants.

Les événements professionnels ont généralement lieu du lundi au vendredi et pendant les heures de travail. Toutefois, avant de vous décider, il est également important de faire des recherches pour vous assurer que votre événement ne coïncide pas avec d’autres célébrations. 

Par ailleurs, vous devez vous assurer de choisir un espace adapté à l’événement. Ceci dépend de trois facteurs : nombre de participants, budget thème. Il est important de choisir un espace facilement accessible et bien desservi qui permet un stationnement facile pour les clients qui ne peuvent pas s’y rendre à pied.

Évitez les grands espaces, car ils pourraient donner l’impression que l’événement n’a pas été un succès. Aujourd’hui, avec le télétravail, il est important d’envisager la possibilité d’organiser des événements d’entreprise dans des environnements numériques.

Faire une liste de tâches

Dresser une liste de tâches est un moyen de faire une bonne organisation. Ceci vous permet d’optimiser aussi les ressources et le temps. Dans votre liste, vous devez détailler toutes les tâches en attente, les services contractuels et les prestataires (restauration, éclairage, audio, photographie, vidéo, impresarios, conférenciers, etc.).

Pour finir, il vous faudrait établir un calendrier d’activités en prenant le soin de prendre en compte tous les détails souvent anodins, mais qui ne le sont pas. Faites aussi la promotion de votre événement et envoyez vos invitations à temps ! Ce sera probablement une réussite !