Office 2013 : Les entreprises doivent-elles revoir leur stratégie de collaboration ?

Avec la refonte de toute sa gamme de produits, Microsoft soulève une nouvelle problématique pour les entreprises : la multiplicité des usages. Les entreprises apprécieront-elles d’être confrontées à ce choix ? Rien n’est moins sûr…

Une fracture de plus en plus grande entre la communication et l’information

Certes, l’offre conséquente des outils technologiques, l’individualisation des usages, l’interactivité, la vitesse et le volume échangé sont un formidable progrès, mais à condition de comprendre qu’ils ne doivent pas dévaloriser les autres moyens d’expression. De quoi est-il question ? De l’opposition entre l’information et la communication, ou comment passer de la fascinante vitesse de la circulation des informations à la lenteur de l’accumulation des connaissances pour les individus et pour les sociétés.

Un monde ouvert et transparent où tout ne serait qu’échanges n’en améliore pas la communication entre les individus. On voit aujourd’hui, avec le nombre exponentiel de récepteurs et l’abondance croissante des messages échangés, que la capitalisation de la donnée est beaucoup plus complexe à gérer pour l’entreprise.

Entre information et communication, le décalage entre la performance croissante des techniques, formidables et séduisantes à chaque génération d’Office, et la difficulté toujours aussi grande de la communication humaine et sociale ne fait que se creuser un peu plus chaque jour avec l’introduction des nouvelles technologies.

Le risque pour les entreprises est que toute information finit par circuler, sans que rien ne soit accumulé. Résultat, l’épaisseur de la connaissance issue de la communication entre les collaborateurs, les fournisseurs et les clients de l’entreprise à tendance à rétrécir d’année en année de manière dangereuse. Projetons-nous dans le futur : Qu’en sera-t-il du patrimoine de données issues de la collaboration laissé comme capital à l’entreprise via nos outils collaboratifs les plus récents ?

L’intégration du cloud computing public et privé, comme Facebook, LinkedIn, Twitter et Skydrive et les acquisitions récentes de Microsoft telles que Skype et Yammer ne feront qu’accentuer la fissure entre la capitalisation des communications et des transferts sans trace de l’information. C’est déjà le cas pour les entreprises ayant déployé Exchange et Lync. Ce qui transite par Exchange peut être stocké, archivé, capitalisé. Ce qui transite par Lync ne peut pas l’être. Au final, la multiplicité des émetteurs et des récepteurs a tendance à réduire le nombre de référentiels produits au sein de l’entreprise.

Il reste que vouloir réguler l’information qui circule dans et au-delà des limites de l’entreprise via les outils techniques semble être un souhait impossible à tenir, étant donné que chaque logiciel possède sa propre logique. Par exemple, mettre une règle interdisant le transfert d’un document dans Exchange ne l’empêchera pas d’être transféré par Lync ou par Skydrive. Quand à retracer les circuits d’information qu’à emprunté un document, n’y pensons même pas….