Office 2000 : le bon et le moins bon

Le principal reproche fait par les responsables informatiques et financiers sur les logiciels portent sur leur coût de possession (TCO). Les applications Windows sont, de notoriété publique, onéreuses à  installer, maintenir et supporter – en particulier dans les déploiements à  grande échelle. Office ne fait pas exception à  la règle. Microsoft a certes fait des efforts pour fournir des outils facilitant les déploiements et la maintenance des environnements Office, mais ces outils ne satisfont que peu de grandes entreprises. Avec Office 2000, Microsoft apporte la preuve qu’il a finalement entendu les souhaits de ses clients en matière de TCO.Office 2000 comporte plusieurs améliorations liées au TCO. Dans bien des cas, les nouvelles fonctions sont des tentatives de Microsoft, de pallier des lacunes passées. Par exemple, Office 97 est tristement célèbre pour les désastreux problèmes d’incompatibilité de versions qu’il provoque dans les environnements mixtes Office 95/97. Office 2000 est bien meilleur dans ce type d’environnements panachés. Ses prédécesseurs avaient le défaut de sauvegarder les nouvelles versions des documents dans des formats qui les rendaient illisibles par les versions précédentes. Office 2000 stocke les documents dans un format que l’on peut directement éditer, sans conversion, depuis une application Office 97. Cette fonction rend l’édition de documents en environnement mixte transparente pour l’utilisateur et réduit considérablement le stress des administrateurs pendant les phases de transition de la migration vers Office 2000. Cependant, les applications Office 97 ne sont pas « Office 2000-aware » et ne peuvent donc partager la nouvelle fonction de compatibilité en environnement hétérogène. Les formatages de documents spécifiques d’Office 2000 ne survivent donc pas à  la sauvegarde en version mixte. Vous ne pourrez donc disposer d’un environnement d’édition réellement cohérent que lorsque vous aurez migré toutes vos machines à  Office 2000.Microsoft Access montre également des signes extérieurs de la compatibilité descendante d’Office 2000. Pour supporter des améliorations telles que le support d’Unicode, Access 2000 inaugure un nouveau format de base de données qui diffère de ceux de ses prédécesseurs. On peut cependant utiliser Access 2000 pour sauvegarder une base de données en format Access 9x. Ainsi, il n’est plus nécessaire de conserver Access 9x pour les utilisateurs ayant besoin d’accéder à  des données créées avec Access 9x.Parmi les autres améliorations dans le domaine du TCO, citons une meilleure conservation des préférences des utilisateurs lors de la migration des versions précédentes d’Office vers la version 2000, et des fichiers de politiques système améliorés (les fichiers .adm), qui permettent une administration plus fine des préférences fixées par les utilisateurs dans les applications Office. Les administrateurs peuvent ainsi disposer d’un contrôle plus granulaire sur la cohérence et la sécurité des environnements qu’avec les versions précédentes d’Office.  Last but not least dans la catégorie TCO, les fonctions de correction automatique d’Office 2000 préfigurent les services Windows Installer et les possibilités de déploiement de logiciels des objets de Politiques de groupes de Windows 2000. Les fonctions de correction automatique d’Office 2000 peuvent être scindées en deux catégories. Premièrement, Office 2000 peut automatiquement identifier et résoudre des situations dans lesquelles les utilisateurs ont effacé, remplacé ou endommagé des fichiers Office cruciaux. Office 2000 détecte ces conditions lors du lancement d’une application et les corrige. Deuxièmement, la fonction Détecter et réparer du menu Aide de chaque application peut rechercher et réparer des problèmes sur des fichiers non cruciaux tels que les polices ou les exemples. Bien que les utilisateurs doivent initialiser manuellement cette fonction, elle est utile lorsqu’une application Office démarre mais a un problème avec un ou plusieurs fichiers de support. L’écran 1 montre une boîte de dialogue de détection/réparation. Cette fonction peut générer de grandes économies à  long terme pour de nombreuses entreprises.