Microsoft SharePoint Portal Server

Il n’existe pas de lien formel entre SharePoint Portal Server et Microsoft Exchange 2000 Server, mais les deux produits partagent la même technologie comme le WSS (Web Storage System). (Notons qu’on peut installer l’édition standard d’Exchange 2000 sur la même machine que SharePoint Portal Server. En revanche, on ne peut pas exécuter Exchange 2000 Enterprise Server, qui supporte de multiples bases de données et groupes de stockage (SG, storage groups) sur la même machine. SharePoint Portal Server utilise une version modifiée (que Microsoft appelle parfois version départementale), de l’Exchange 2000 WSS, et la variante SharePoint Portal Server WSS hérite de toutes les possibilités d’Exchange 2000 WSS, comme le support des formats de fichiers streaming. Le SharePoint Portal Server WSS contient tout type d’information non structurée ou semi-structurée, y compris les propriétés de chaque élément (item) qu’il gère.

Quand on ajoute un document à  l’Exchange 2000 WSS, le serveur examine ses propriétés OLE (sujet, auteur, titre, date de création, par exemple) et s’en sert pour peupler les index dans le WSS. Les utilisateurs peuvent se servir de ces index pour créer des vues dans Microsoft Outlook et ainsi consulter le contenu des dossiers triés par date, taille, titre ou autre critère. Le SharePoint Portal Server WSS fonctionne de la même manière mais regroupe les propriétés dans des document profiles – littéralement, une manière de décrire les informations que l’on espère recueillir à  propos d’un document. On peut, par exemple, créer un profil qui décrit les articles à  publier dans un magazine. Ce profil pourrait inclure les propriétés suivantes : nom de l’auteur, nom du réviseur ou relecteur, nom du rédacteur technique et nombre de mots.

En surface, la structure de WSS ressemble beaucoup à  l’Exchange Store. Alors que l’Exchange 2000 WSS organise les données en boîtes à  lettres, dossiers et éléments (items), et représente ces objets sous forme de lignes et de tables dans une base de données, le SharePoint Portal Server WSS contient les documents comme éléments (items) dans des dossiers et organise ces dossiers en workspaces. Les workspaces (espaces de travail) contiennent également des dossiers de gestion, des catégories d’informations, des profils de documents et des informations d’abonnement (subscription). (Un abonnement est un marqueur qu’un utilisateur place sur un document ou une catégorie spécifique. Quand le document change ou que les utilisateurs ajoutent de nouveaux documents à  la catégorie, SharePoint Portal Server annonce par e-mail aux utilisateurs abonnés l’existence de nouvelles informations.)

Le serveur supporte trois types distincts d’espaces de travail : gestion de documents, recherche et index. La principale différence entre ces types est qu’un espace de travail de gestion de documents contient le contenu ainsi que les index. Les espaces de travail de type recherche ne contiennent que les index que SharePoint Portal Server construit en explorant des sources d’informations externes, comme des bases de données Lotus Notes (4.6a ou plus récente). Les espaces de travail de type index sont encore plus spécialisés et fonctionnent dans le cadre de machines de recherche de SharePoint Portal Server dédiées qui construisent des index à  partir de sources multiples et deviennent la source de recherche définitive. On peut propager les résultats d’un indexage sélectif vers les espaces de travail recherche ou gestion de documents. D’après Microsoft, un serveur exécutant SharePoint Portal Server ne doit pas gérer plus de 10 espaces de travail.

La technologie mise à  part, que fait donc le produit ? A l’heure actuelle, les avis sont partagés quant à  l’objet principal du serveur. S’agit-il d’un serveur de gestion de documents ? Le principal objet de SharePoint Portal Server est-il de fournir des informations sous une forme adaptée aux besoins et aux préférences de chacun ? Ou les fonctions d’agrégation de contenu et de recherche du serveur indiquent-elles que Microsoft vient ainsi parachever sa tentative de construire un meilleur moteur de recherche ? Il semble bien que Microsoft ait l’intention de voir le serveur accomplir tout cela et bien plus. En créant SharePoint Portal Server, Microsoft s’est concentrée sur quatre objectifs : offrir la gestion de documents au niveau du département, faciliter le déploiement dans des organisations Win2K ou NT existantes, intégrer aux navigateurs Web, aux applications Windows Explorer et Office, et fournir des moyens de recherche.