Les métadonnées gérées de SharePoint 2010

La gestion centralisée des métadonnées, nommées métadonnées gérées en fait partie et se situe à la fois de la gestion du contenu et de la recherche sur l’offre SharePoint de la figure 1. Etudions quelques détails de cette fonctionnalité qui se place dans le contexte de la Taxonomie définissant la manière de classer de l’information, avec un plan de classement établi.

Le principe général est d’avoir un lieu centralisé de stockage et de consommation des métadonnées, ce qui complète les colonnes de choix en particulier. Pour cela, SharePoint 2010 utilise une application de service, remplaçante des Services Partagés (SSP).

A partir de l’administration centrale de SharePoint 2010, il est possible d’administrer cette application de services. Il y a des groupes, des ensembles de termes et des termes : voir figure 2.

Les groupes représentent la délégation d’administration, au sein de l’administration d’un site, on la retrouve sous le nom Magasin de Termes. Voir figure 3.

Les ensembles de termes sont des groupes de termes hiérarchiques. C’est l’élément consommé par les colonnes dans les listes. Voir figure 4.

Un ensemble de termes peut être ouvert, dans ce cas les utilisateurs peuvent ajouter des éléments ou fermer, en lecture seule. Il peut aussi être disponible pour le marquage, c’est-à-dire le Tagging Social.

Les termes sont les mots qui seront utilisés dans les sites pour catégoriser le contenu. Il y a une possibilité de hiérarchies et d’autres étiquettes, qu’on peut comprendre comme des synonymes. Voir figure 5.

Pour utiliser cette fonctionnalité, l’administrateur d’un site peut créer une colonne ou une colonne de site de type Métadonnées gérées. Voir figure 6.

Pour finir, il doit spécifier quel ensemble de termes sera utilisé par la colonne. Il est possible de créer plusieurs colonnes de ce type, mais à une colonne correspond un seul ensemble de termes. Voir figure 7.

Lors de la saisie d’un élément dans une liste, l’auteur choisi le terme qui peut lui être suggéré. Voir figure 8.

L’utilisateur peut saisir des nouveaux termes si l’ensemble de termes est ouvert et si les paramètres de la colonne l’autorisent à le faire. Pour cela, il choisit « Ajouter un nouvel élément » qui n’est pas présent si cette possibilité n’est pas activée.

Dans le cadre du multilingue, les termes peuvent être traduits.

Enfin, il est possible de proposer la navigation par métadonnées qui permet de gérer des filtres et de faire apparaître tout une hiérarchie de mots. Ici Sous Terme 1-1 et Sous Terme 1-2 étant sous Terme 1, le choix de Terme 1 fait aussi apparaître les 2 autres sous termes. Voir figure 9.

Il est possible d’importer des listes de mots et on trouve des fichiers Excel très bien conçus pour réaliser le fichier à importer.

Les métadonnées sont aussi utilisables dans le tagging social dont on voit ici une illustration dans la saisie des compétences de Mon Site ainsi que dans la possibilité de Balises et Notes où un utilisateur peut commenter une partie ou un contenu d’un site SharePoint. Voir figures 10 et 11.

Conclusion

Ceci n’est qu’un premier aperçu de cette fonctionnalité qui vient en complément avec les colonnes de choix et l’indexation. Les métadonnées centralisées et gérées permettent de mieux administrer les termes des collections de sites et d’en gérer la traduction.