Microsoft Lync 2010 : Scénarios d’usage

Organisation de la réunion avec Lync 2010

La première étape consiste donc à planifier la réunion. Pour cela, la solution la plus simple et la plus naturelle consiste à ouvrir son client Outlook et à utiliser le composant ‘Réunion en ligne’. Cet Add-in de Microsoft Outlook est automatiquement ajouté à Outlook lors de l’installation de Lync.

Cette opération s’effectue comme lors de l’ajout d’un Rendez-vous dans Outlook, soit en créant un nouvel élément dans Outlook, soit depuis le calendrier. Il suffit alors de choisir l’option réunion en ligne ou téléconférence. Si vous ne disposez pas du client Outlook, il est possible d’organiser des réunions en ligne à l’aide du service ‘Web Scheduler’.

Le Web Scheduler est un outil complémentaire, qui est disponible dans le kit de ressources techniques de Lync qui permet de planifier, d’organiser et de joindre des réunions avec Lync Server 2010. Cet outil est téléchargeable sur le site de Microsoft et doit être installé sur vos serveurs Lync Front-end ou standard.

Ensuite, il est nécessaire de définir l’invitation à la réunion. Lors de la création de la réunion avec Outlook ou avec le ‘Web Scheduler’, plusieurs paramètres sont définis par défaut. Une réunion en ligne est définie avec plusieurs éléments comme par exemple le lien pour participer à la réunion en ligne, les informations pour participer en audio à la conférence (numéro de téléphone et code d’accès à la conférence, et différents liens utiles et complémentaires comme le lien pour permettre à l’utilisateur identifié de l’entreprise (login Windows et Mot de passe) de réinitialiser son code confidentiel (PIN code)  ou encore un lien vers une page d’aide lors d’une première connexion à une conférence en ligne. Ce message type est automatiquement généré et peut être complété avec l’agenda de la réunion avant d’être envoyé aux destinataires.

Mais avant d’effectuer cette opération d’envoi, il est judicieux de définir les options de la réunion en ligne. Ce point souvent négligé permet de définir les autorisations d’accès à la conférence, de définir quelles seront les personnes qui auront le statut de présentateur au sein de cette réunion, qui pourra atteindre la réunion sans passer par la salle d’attente (question importante pour la sécurité de la conférence) ou encore l’activation des annonces sonores d’entrée et de sortie de la conférence.

Comme on peut le voir au travers de ces interfaces de configuration, les options et fonctionnalités sont nombreuses et riches. Une fois la réunion organisée, l’invitation peut être envoyée. A partir de cette invitation, les participants peuvent se connecter à la réunion en ligne. Dans le cas de participants internes à l’entreprise, le client Lync 2010 peut être utilisé depuis le réseau interne ou depuis une connexion externe. Dans les deux cas, l’expérience utilisateur est la même et les utilisateurs sont identifiés et disposent des droits qui leur sont affectés lors de la création de la conférence. Pour les utilisateurs externes qui ne disposent pas du client Lync, lors d’un clic sur l’URL d’invitation, il est proposé d’utiliser le client Microsoft Lync Attendee. Pour ceux qui ne souhaitent pas utiliser ou installer ce client sur leur poste de travail, il est alors possible de participer à la conférence en mode ‘Web’ avec un navigateur et de se connecter avec un téléphone sur le pont de conférence audio si celui-ci a été mis en place au sein de l’entreprise.

Microsoft Lync 2010 Attendee

Microsoft Lync 2010 Attendee est un client de conférence qui permet aux utilisateurs ne possédant pas Microsoft Lync 2010 de participer à des réunions en ligne. Un utilisateur sans compte administrateur pour l’ordinateur peut installer Lync 2010 Attendee pour que les utilisateurs de l’ordinateur puissent rejoindre des réunions hébergées par Microsoft Lync Server 2010. Lync  Attendee est une application riche qui vous permet de participer aux réunions en ligne. Vous n’avez pas besoin de Lync ni d’un compte sur le serveur sur lequel la conférence est hébergée pour participer à la réunion. Lync  Attendee fournit messagerie instantanée (IM), audio, vidéo, et toutes les fonctionnalités de collaboration et d’échange de données durant la réunion.

Cette premier partie de ce dossier consacré aux accès externes avec Lync 2010 a permis d’avoir un aperçu global des composants à mettre en place et des fonctionnalités disponibles au travers d’un scénario de mise en place d’une réunion virtuelle.

Dans la seconde partie de ce dossier, seront détaillés les phases de la mise en place des serveurs Edge, Directeur et reverse Proxy avec les différents composants requis pour la mise en place des différentes fonctionnalités, Fédération et Lync Mobile en particulier.