Les services cognitifs : un élément essentiel pour la gestion intelligente des contenus d’entreprise

Depuis le début de la pandémie de Covid-19, la grande majorité des entreprises ont dû s’adapter rapidement à un ensemble de bouleversements inédits et accélérer leur transformation numérique pour demeurer compétitives au sein de leurs marchés respectifs. De la généralisation du travail à distance à l’adoption massive du cloud, en passant par une utilisation de plus en plus intensive des nouvelles technologies fondées sur l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning, ces transformations ont débouché sur une explosion de la quantité d’informations numériques créées, qui devrait atteindre 180 zettaoctets d’ici 2025.

Environ 80 à 90 % de ces informations sont des données partiellement ou non structurées et près de 95 % des entreprises considèrent la gestion de ces contenus non structurés comme un problème. Or, selon le rapport 2021 de l’AIIM sur l’état du secteur de la gestion de l’information intelligente, les entreprises sont en train de perdre la bataille contre le chaos de l’information. C’est pourquoi des acteurs de tous les secteurs se tournent de plus en plus fréquemment vers des solutions de gestion de contenus (ECM) soutenus par des services intelligents, appelés services cognitifs, qui s’appuient sur des technologies de pointe, comme l’IA et le machine learning, pour mettre en place des stratégies de gestion intelligente de l’information (IIM).

Les technologies intelligentes au service de la gestion des contenus d’entreprise

L’enjeu majeur actuel pour les entreprises consiste à maximiser la valeur des informations dont elles disposent et à optimiser les processus métier en automatisant les tâches les plus chronophages. L’objectif est de libérer du temps pour les collaborateurs, afin que ceux-ci se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée, et permettent à l’entreprise de gagner un avantage compétitif sur le marché. Pour ce faire, le recours à une suite ECM numérique unifiée et qui exploite tout le potentiel des technologies les plus récentes est au cœur de leur stratégie.

Ces services cognitifs jouent un rôle essentiel pour permettre la mise en place de stratégies IIM. De l’extraction ou de la classification à l’archivage de documents, en passant par la détection de contenus similaires ou la recherche intelligente, elles permettent aux entreprises de maximiser la valeur de leurs données, de libérer du temps pour les collaborateurs, de limiter les risques liés à la conformité ou à l’erreur humaine et de fluidifier les processus métiers.

Toutefois, il est important de noter que le principal défi mentionné par les décideurs pour la mise en place de ces services intelligents, avant même le coût, est le manque de compétences et de talents en matière d’IT. C’est pourquoi il est essentiel que ces services soient directement intégrés et faciles à opérer au sein une plateforme d’ECM centralisée et qu’ils puissent être facilement paramétrés en établissant des règles métiers pour répondre aux besoins spécifiques à chaque entreprise, sans nécessiter une expertise étendue en matière d’IA. À ces règles vient s’ajouter le machine learning, un apprentissage automatisé qui peut être proposé en tant que service (MLaaS), ou intégré à la solution et qui permet aux technologies intelligentes d’apprendre et de se perfectionner avec ou sans intervention humaine.

Les services cognitifs : une optimisation de la gestion des contenus d’entreprise

À titre d’exemple, les acteurs du secteur financier comme les banques ont besoin de traiter un grand nombre d’informations non structurées, comme les documents d’identité de leurs clients, pour des raisons de conformité. Afin de classer ces documents et d’en extraire les informations pertinentes, les processus manuels se révèlent extrêmement chronophages, aussi le recours à des services cognitives, comme la reconnaissance textuelle ou le traitement d’images se révèlent extrêmement utiles pour augmenter les performances et améliorer la gestion du risque.

Au sein d’une plateforme d’ECM unifiée, ils peuvent se permettre de structurer et d’archiver ces documents en fonction de règles métiers spécifiques préétablies en attribuant des métadonnées aux différents documents. Il est ainsi possible de traiter un certain nombre d’échantillons pour que l’IA classe automatiquement les documents grâce à l’apprentissage machine, d’automatiser des tâches chronophages à faible valeur ajoutée et de limiter les risques d’exposition de l’entreprise à des erreurs humaines et aux risques liés à la conformité.

Pour donner un exemple qui concerne l’ensemble des secteurs d’activité en France, l’article 153 de la loi de Finance 2020 en France définit une obligation pour les entreprises assujetties d’échanger les factures sous forme électronique à partir de 2023, afin de faciliter le traitement et la collecte de la TVA. Afin de satisfaire à cette obligation de manière efficace et conforme, les entreprises auront besoin de disposer d’un service intelligent d’automatisation des factures, inclus parmi l’ensemble de solutions qui composent la suite ECM, disposant d’une interface intuitive et facile à prendre en main, doublée de services de détection et d’extraction intelligents. De cette manière, elles pourront détecter, rechercher, extraire, classer et archiver plus facilement et plus efficacement les informations liées à la facturation et de vérifier leur conformité logistique grâce à des connecteurs ERP, fluidifiant ainsi les processus métiers tout au long de la chaîne logistique, tout en encourageant les stratégies IIM.

Pour faire face aux vastes volumes de données engendrés par la transformation numérique, les entreprises ont besoin d’avoir recours à une plateforme de gestion des contenus numérique dotée de services cognitifs intelligents intégrés afin de maximiser la valeur de leurs contenus, de libérer du temps pour leurs collaborateurs et de limiter les risques liés au traitement humain et à la conformité. Afin de conserver un avantage compétitif sur le marché, il est recommandé qu’elles s’engagent dès à présent sur la voie de la gestion intelligente de l’information.