par Kurt A. Mueffelmann
Voilà quelques années, je me suis entretenu avec le vice-président d'une société de transport de taille moyenne, responsable de l'activité
quotidienne. Il déplorait une situation lamentable. « J'envoie des tonnes de formulaires obsolètes au recyclage » me dit-il. « Bons de commande, chèques,
factures, ordres de fabrication, preuves de livraison - quand l'opérateur téléphonique change l'indicatif régional ou que notre banque fusionne et change
de nom, il faut imprimer de nouveaux documents et formulaires et jeter les anciens.
" Concevoir et imprimer de nouveaux formulaires en permanence coûte les yeux de la tête. Le principe économique de l'impression est que la
première page coûte cher et que le prix par page diminue au fur et à mesure que les quantités augmentent " poursuivit-il. " Nous sommes donc toujours tentés
d'imprimer de grandes quantités pour réduire le coût par page. Mais, en fin de compte, nous recyclons des tonnes de papier parce que l'information change
avant que nous ayons pu utiliser les formulaires pré-imprimés. Dans notre société de transport, nous aimons voir des camions pleins - mais pas de notre papier. "
Voilà des décennies que les entreprises informatisées mènent cette lutte. Il y a à peine cinq ans, moins de 5 % des utilisateurs AS/400
utilisaient une quelconque technologie de gestion documentaire. Une masse critique s’est construite lentement. La montée d’Internet, en particulier, a
impressionné de nombreux dirigeants par la vitesse et la souplesse de l’information transportée sur un réseau, par rapport à la lente sécurité apportée par
le papier.
Au tournant du siècle, de plus en plus de PME ont remplacé leurs meubles de classement par des disques optiques ou des DASD. La réussite de
l’archivage (et des ROI très courts) a créé une demande pour plus de technologie documentaire. Pourquoi, se sont demandé les utilisateurs, ne pourrait-on pas
transformer en électrons les piles de papier divers (et souvent gaspillés), comme on le fait pour les rapports informatiques et les documents lus au scanner
? Et, quand il faut modifier les imprimés et les formulaires, pourquoi ne pourrait-on pas manipuler facilement des formulaires électroniques dont la durée de
vie serait courte, avec une grande économie de coût et de temps ?
Les réponses n’étaient pas simples. Il était évident que le traitement de formulaires électroniques serait bénéfique. Mais il existait des
obstacles qui allaient bien au-delà des simples difficultés de stockage et d’extraction : Il faut de la souplesse. Les imprimés transactionnels (chèques,
factures, reçus, tickets) restent rarement statiques dans l’économie contemporaine en rapide évolution. Noms, logos, URL, et bien d’autres variables changent
régulièrement. D’où un gaspillage des documents pré-imprimés. Mais cela signifie aussi que les formulaires électroniques doivent être faciles à créer et à
modifier. Les imprimés combinent en général du texte et des graphiques. On a donc besoin d’un logiciel graphique (tout au moins d’une interface utilisateur
graphique). Ce n’est pas toujours le cas dans les PME. Les documents électroniques exigent des possibilités d’impression spéciales quand leur rendu se fait
sur papier. Les imprimantes ligne sont obsolètes et les imprimantes laser avec un logiciel pproprié entrent en scène. Trop souvent, quand on imprime des
formulaires archivés, le résultat n’est qu’une reproduction approximative de l’original. Un bon logiciel doit reproduire fidèlement la première impression.
Il faut contrôler les tailles de fichiers. C’est moins un problème de stockage que de transmission. Les documents électroniques susceptibles d’emprunter
Internet ralentissent considérablement le processus, faute de gestion de la taille et/ou de méthode de compression moderne. Le service Internet/extranet à
large bande n’est pas encore présent dans la plupart des sites – particulièrement ceux qui travaillent sur des plates-formes milieu de gamme.
Pourtant, les nombreux mérites et avantages des formulaires électroniques ont continué à séduire les dirigeants, en quête des bénéfices
suivants :
– des imprimés faciles à concevoir et à modifier
– la possibilité d’utiliser différents formats pour différents destinataires, sans toucher aux applications de gestion
– des possibilités de livraison incluant (en plus du courrier postal) le e-mail, la télécopie et le Web, et la prise en charge par un logiciel
qui sait quelle méthode utiliser d’après le contenu du document
– un archivage automatique selon lequel une copie stockée correspond exactement à la sortie (contrairement à une superposition de texte respectant
approximativement le document pré-imprimé)
En 2001, l’art et la science de traitement des imprimés a évolué jusqu’au point où ces rêves sont devenus réalité – avec, bien sûr, le bon
logiciel. Munis des outils appropriés, les sites peuvent créer leurs propres imprimés sur des PC, et toutes les versions (papier ou électronique) ressemblent
exactement au prototype. Les concepteurs d’imprimés ne pratiquent aucun coding ou aucune programmation de base (par exemple, intégrer des séquences de
caractères ESC encombrantes pour générer des boîtes ou des codesbarres sur des imprimantes laser). C’est généralement un procédé WYSIWYG, de type glisser et
cliquer, qui associe les meilleurs outils d’interface aux puissants environnements d’exploitation de milieu de gamme. Quand les concepteurs font un
déplacer/cliquer, ils produisent en fait les boîtes qui apparaîtront sur le document final (factures et chèques, par exemple). Une fois les imprimés chargés
sur le serveur, le logiciel de fusion combine les données imprimées à la matrice électronique et envoie le tout à l’imprimante. La dernière génération de
logiciels fait cela tout en économisant les ressources et la bande passante du serveur.
