Le “tout inclus” pour ma solution bureautique : bonne ou mauvaise idée ?

Au vu de l’urgence de la situation, le choix des entreprises s’est porté sur des solutions « tout-en-un » à bas prix généralement hébergées par des fournisseurs américains. Mais ce choix peut comporter des risques :  

Avec des outils génériques et des solutions sans garantie, exemptés des normes européennes, non seulement on répond mal aux besoins des utilisateurs et de l’organisation, mais cela vient aussi fragiliser la sécurité des données. 

L’éternel risque du Shadow IT 

En souscrivant à des offres dites de « digital workplace » où tout est inclus à bas prix, les entreprises ne choisissent pas nécessairement les solutions les plus adaptées à leurs besoins. Pire, elles imposent à leurs équipes des outils et des fonctionnalités totalement déconnectées de leur quotidien et de leur réalité opérationnelle.

Résultat : les collaborateurs préfèrent opter pour des solutions qu’ils utilisent dans leurs vies personnelles et disponibles à portée de clic sur Internet, ouvrant ainsi la voie au Shadow IT. Cette perte de maîtrise engendre une fuite massive des données et des informations vers des services non approuvés. Des brèches qui représentent un vrai danger pour l’organisation. La réputation de l’entreprise peut également en pâtir, tout comme son exposition à des manques de conformité aux exigences de la RGPD.

Sécurité minimale, attention aux pièges du low cost

Avec une augmentation du nombre d’attaques recensées cette année dans les entreprises (+64% d’attaques ransomware en un an), l’aspect sécuritaire pour la protection des données doit forcément être pris en compte. Et la règle est simple lorsqu’on souscrit à une offre regroupant tout un lot d’outils numériques collaboratifs à bas prix : le fournisseur propose des garanties à la hauteur de l’investissement financier que l’organisation est prête à mettre dans la solution ! Autrement dit, en optant pour l’abonnement de base, c’est systématiquement la sécurité qui est sacrifiée, en faisant l’impasse sur bon nombre de garanties, notamment en ce qui concerne la sauvegarde des données.

Au sein d’une entreprise, les données sont un actif trop précieux pour compromettre la sécurité en acceptant des offres à bas coût sous prétexte de réaliser des économies !  Un fournisseur présentant des garanties et un engagement fort est à privilégier, notamment quand on lui confie l’intégralité de ses données. Il en va de leur pérennité, et de l’avenir de l’organisation.

Gestion des données dans le Cloud : dissocier législation et localisation

En termes de législation, le choix du fournisseur de la solution n’est pas non plus à prendre à la légère. La loi qui s’applique à vos données est conditionnée par la juridiction du fournisseur. Par exemple, si vous stockez vos données chez un fournisseur américain, celles-ci seront soumises à la législation américaine (Cloud Act) et le niveau de protection de la législation européenne ne s’appliquera pas. Quand bien même ce fournisseur indique stocker les données en Europe ! Il ne faut pas faire l’amalgame entre les données stockées en Europe et celles régies par la législation européenne, car l’un n’implique pas forcément l’autre.

Mon conseil ? Établissez un cahier des charges pour déterminer les solutions les plus adaptées à vos usages et à ceux de vos équipes. Ne choisissez pas des acteurs par défaut ou de par leur seule renommée : des solutions spécialisées sont souvent bien plus adaptées et efficientes pour vos usages et pour répondre à vos problématiques métiers. Et enfin, gare aux contrats et aux garanties réelles. Low cost ne rime pas avec qualité de service. 

Bertrand SERVARY, Directeur Général chez NetExplorer

Bertrand SERVARY 

Passionné d’informatique et entrepreneur dans l’âme, Bertrand Servary commence à développer NetExplorer durant ses études. Convaincu dès 2007 de l’avenir du cloud computing, de la dématérialisation en entreprise et de l’importance de connecter les équipes en totale confiance, il fut avec NetExplorer le précurseur d’une solution SaaS clé en main pour faciliter le travail collaboratif, le stockage et le partage sécurisé de fichiers en ligne.

Bertrand est l’un des actifs défenseurs d’un leadership numérique européen et interpelle régulièrement les institutions sur la priorité à donner à la souveraineté et à la confiance numérique comme moteurs de la transformation digitale des entreprises.

Chiffres clés de NetExplorer

+ de 250 000 utilisateurs chaque jour 

+ de 300 millions de fichiers hébergés

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1 Po de données localisées en France dans des datacenters redondants

Société de droit français

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