Le service de conférence d'Exchange 2000

De nombreux ingénieurs découvrent de nouvelles technologies lorsqu'ils doivent en administrer l'implémentation de Microsoft. Par exemple, de nombreux administrateurs sont devenus des experts de DNS en installant et configurant le serveur DNS de Windows NT 4.0. Ils ne se sont souvent renseigné sur les RFC de l'IETF et les autres implémentations de la technologies que plus tard. De même, ils seront nombreux à ne découvrir la conférence vidéo/données que maintenant que Microsoft se lance dans cette arène. Jusqu'à présent, le principal produit de Microsoft pour la visioconférence était NetMeeting. Certains fournisseurs de visioconférences ont intégré ce logiciel dans leurs produits, mais on peut utiliser le produits seul comme application stand-alone pour de petits besoins. Microsoft a doté Exchange 2000 Server (anciennement connu sous le nom de code Platinum) d'un service de conférence complet, dignes de concurrencer des systèmes d'entreprise coûtant des centaines de milliers de Francs. Pour utiliser ce nouveau service, vous devez comprendre ses fonctions et son architecture.

Les utilisateurs doivent planifier les conférences vidéo/données. Pour planifier
une conférence, on utilise l’interface du calendrier de Microsoft Outlook 2000.
(Dans le futur, d’autres clients tels que les clients Web, pourront permettre
de planifier une conférence.)

Par exemple, pour créer une conférence avec d’autres personnes, il faut lancer
Outlook 2000, ouvrir le dossier Calendrier et sélectionner Nouveau, Demande de
réunion, dans le menu Actions. Dans la fenêtre de réunion (écran 1), on choisit
les participants, on saisit un sujet et l’on choisit des horaires de début et
de fin.

Ces actions sont familières, mais pour utiliser le service de conférence d’Exchange
2000, il faut sélectionner la case à cocher Ceci est une réunion en ligne utilisant
: et sélectionner Conférence Microsoft Exchange. (Dans Exchange 2000 Beta 3 et
la version courante d’Outlook 2000, il faut ajouter une clé de Registre sur le
système client pour ajouter l’option de conférence d’Exchange dans la liste des
services de conférence en ligne.
Il faut ajouter une clé appelée Exchange Conferencing à la sous-clé HKEY_CURRENT_USER\software\Microsoft\Office\9.0\Outlook,
avec aucune valeur. Cette modification du Registre n’est pas nécessaire dans la
version définitive.)

En choisissant ces options, vous changez de boîte de dialogue de demande de réunion.
Comme on peut le voir dans l’écran 2, des champs nouveaux apparaissent dans la
fenêtre. Par exemple, on peut sélectionner la case à cocher Autoriser les participants
externes, pour permettre à d’autres personnes que celles que vous avez invitées
de participer à la conférence.

Avant de pouvoir envoyer votre demande de réunion, vous devez sélectionner une
ressource pour la conférence

Avant de pouvoir envoyer votre demande de réunion, vous devez sélectionner une
ressource pour la conférence. Une ressource de conférence est à peu près l’équivalent
d’une salle de réunion privative dans un environnement de bureau ouvert. L’administrateur
d’Exchange Server, en charge des conférences pour les sites Windows 2000 des utilisateurs
concernés, définit les ressources de conférence.

Pour définir une ressource de conférence, cliquez sur le bouton A… ((note PAO
: à majuscule…)) qui active la boîte de dialogue de sélection de participants
et de ressources.

Ensuite, sélectionnez une ressource de conférence dans la liste globale d’adresse
et ajoutez la ressource dans le champ Ressources comme dans l’écran 3. Cliquez
sur OK pour fermer la fenêtre.

Ensuite, cliquez sur Envoyer pour faire parvenir la demande aux boîtes aux lettres
des invités sélectionnés. Si vous avez sélectionné l’option autorisant les participants
extérieurs, le fait de cliquer sur Envoyer génère également une entrée sur un
site Web de conférence géré par le Service de gestion de conférence d’Exchange
Server.
Par défaut, ce site Web est sur le serveur sur lequel tournent le service de gestion
de conférences (tout serveur exploitant Exchange Server doit exécuter Internet
Information Server – IIS), mais le lieu pourrait être modifiable dans une prochaine
version du produit. Le service de gestion des conférences surveille les boîtes
aux lettres de conférences en permanence pour détecter de nouvelles conférences.
Lorsqu’il en trouve une nouvelle, il crée un lien vers le site Web qui pointe
vers la ressource de conférence.

Pour se joindre à une conférence, le visiteur doit d’abord accepter l’invitation
à la réunion. Le fait d’accepter l’invitation ajoute une entrée dans le calendrier
Outlook du participant. L’écran 4 montre les détails d’une réunion que j’ai organisée.
Notez que le lieu de la réunion a changé. Dans l’écran 2, j’avais spécifié que
l’emplacement de la réunion serait mon ordinateur. Exchange 2000 a changé le lieu
et indique l’URL du site Web Exchange 2000 géré par le Service de gestion de conférence.

Pour participer à la réunion, à l’heure de la conférence, l’utilisateur clique
sur le bouton de la barre d’outil prévu à cet effet.

Un participant externe qui veut se joindre à la conférence doit aller sur le site
Web. L’écran 5 montre la page par défaut du site Web de notre exemple. En cliquant
sur un lien hypertexte, vous ouvrirez une fenêtre de browser Web qui contient
l’interface de conférence vidéo/données d’Exchange 2000 (écran 6).

Le client de conférence d’Exchange 2000 présente trois sous-fenêtres. La fenêtre
de gauche contient des informations sur la conférence, notamment le sujet, l’heure
de début et de fin et l’organisateur de la réunion. La sous-fenêtre en haut à
droite (fenêtre de conférence de données) est un client NetMeeting enfoui qui
liste les participants actuels à la conférence. La fenêtre en bas à droite (panneau
de visioconférence) est une application native Exchange 2000 communicant en mode
point à point avec la même application sur les PC des autres participants à la
visioconférence.

Exchange 2000 n’utilise pas NetMeeting pour la visioconférence, mais une API qui
permet aux clients de communiquer directement via IP

Il existe deux grandes différences entre ces sous-fenêtres et l’interface de NetMeeeting.
D’une part, dans une conférence NetMeeting, les clients vidéo et données communiquent
entre eux à travers le premier client NetMeeting qui se joint à la conférence.
Même si Exchange 2000 utilise des clients NetMeeting pour les conférences vidéo/données,
les clients pointent sur le serveur de conférence d’Exchange 2000 et non sur le
premier participant inscrit. Deuxièmement, Exchange 2000 n’utilise pas NetMeeting
pour la visioconférence, mais comprend une API de téléphonie native (TAPI 3.0)
qui permet aux clients de communiquer directement entre eux par IP.

Lorsque les participants se joignent à une conférence Exchange 2000, leurs noms
apparaissent dans la sous-fenêtre de conférence de données. Dans cette fenêtre,
vous pouvez utiliser les fonctions standards de NetMeeting. Par exemple, vous
pouvez mener une conversation, partager des applications avec d’autres participants
ou utiliser un tableau blanc commun.
Si les autres participants disposent de caméra vidéo, Exchange 2000 ajoute la
transmission vidéo sous forme de petites fenêtres supplémentaires ajoutées au
sein de la sous-fenêtre de visioconférence. Le nombre de fenêtres vidéo que vous
pouvez afficher sur votre écran dépend de la puissance de votre ordinateur et
vous pouvez configurer le logiciel pour limiter ce nombre. Pour mettre fin à une
conférence, fermez la fenêtre du navigateur Web.