A l’heure de pratiques de plus en plus mobiles, les besoins des collaborateurs sont-ils satisfaits ? Plus de 40 % des employés ne disposent pas d’un accès à distance aux documents et informations dont ils ont besoin…
Le besoin d’une gestion intelligente de l’information
Accéder partout et à tout moment
Les collaborateurs ont besoin d’accéder aux documents et informations d’entreprise sur leurs appareils mobiles, mais est-ce si facile à réaliser ? Si 81 % (monde) et 79% (France) ont cette attente, 43 % des salariés mondiaux ne disposent tout simplement pas des outils nécessaires.
Sans une bonne gestion documentaire, les performances métiers et la productivité ne sont pas valorisées et les employés se tournent vers des solutions non approuvées par le service IT.
Trouver des informations rapidement
Quant à la facilité et rapidité de trouver des informations sur un appareil mobile, voici les indicateurs à garder en tête :
- 40% (France) approuvent
- 39 % aux États-Unis
- 47% en Allemagne
54 % (monde) ne peuvent pas se servir de leurs appareils mobiles pour partager des documents ou collaborer sur des documents.
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Sécuriser votre système d’impression
Longtemps sous-estimée, la sécurisation d’un système d’impression d’entreprise doit être pleinement prise en compte afin de limiter le risque de fuite d’informations sensibles. Voici les 3 principales précautions à prendre.
Approuver et signer à distance
Seulement 50 % ayant besoin de collaborer ou de partager, et de modifier des documents à l’aide d’un appareil mobile disposent des outils nécessaires.
Quant à la facilité d’approuver et de signer à distance :
- 37 % peuvent approuver des documents à distance
- 26 % peuvent signer à distance
En détail : 27% en France, 30% en Allemagne et seulement 23% au Royaume-Uni
Les possibilités de signature mobile sont une priorité pour 39 % (monde) et pour 37% (France).
Stocker les documents
Il faut donc prendre en compte la complexité de l’accès aux données sur les appareils mobiles au vu de la dispersion des informations. Les collaborateurs utilisent en moyenne quatre systèmes et référentiels différents pour stocker les documents et informations d’entreprise :
- solutions de messagerie (69 %)
- dossiers/lecteurs réseau partagés (55 %)
- disques locaux (54 %)
- papier (47 %)
- solutions de stockage dans le cloud (Google Drive et Microsoft OneDrive – 44 %)
- disques durs externes (40 %)
- services de partage de fichiers (34 %)
- Microsoft SharePoint (31 %)
- systèmes DMS/ECM (24 %)
Source Etude M-Files Corporation
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