Google Entreprise : une nouvelle ère dans la collaboration

IT Pro Magazine : Quelle est votre vision du marché de la collaboration aujourd’hui ?

Aujourd’hui, communiquer et collaborer directement sur Internet (en mode cloud) est devenu une activité quotidienne pour beaucoup de gens.

Organiser une fête, partager des contenus et échanger des opinions ou se réunir de façon virtuelle directement sur Internet sont devenus des usages communs. Cependant, si pour beaucoup d’entre nous, travailler avec la même fluidité dans son cadre professionnel relève davantage d’un voeu que d’une réalité, nous observons un tournant marquant. Les outils qui permettent de se connecter facilement, de partager, de conseiller et de travailler ensemble en ligne sont maintenant disponibles en entreprise et vont bouleverser la collaboration traditionnelle. Nous en prenons tout juste conscience.

Il y a des changements dans les méthodes de travail. Comment sont-ils concrètement mis en oeuvre dans les organisations ?

Les outils de travail collaboratifs sur le cloud tel que Google Apps for Business permettent de décloisonner les barrières organisationnelles ou géographiques, en s’affranchissant notamment des différences de langues grâce aux traducteurs simultanés.

L’une des innovations de la suite Google Apps for Business est de pouvoir travailler en équipe sur le même document et de prendre des décisions en temps réel, de n’importe quel terminal ou mobile. Mettre ses contenus dans le “nuage” (ou le cloud) signifie que tout le monde a automatiquement la dernière version et qu’elle est toujours sauvegardée. Il est également très simple de collaborer en temps réel grâce aux vidéos conférences et à la messagerie instantanée, intégrée dans la suite Google Apps for Business.

Quelles sont les relations entre les utilisateurs et ces technologies de partage et de collaboration? Est-ce que cela apporte plus de productivité et plus d’efficacité? Est-ce qu’elles engendrent également des craintes ?

Pour pouvoir travailler simultanément à l’autre bout du monde, de nombreuses entreprises encouragent leurs collaborateurs à utiliser les technologies cloud et les réseaux sociaux pour plus d’efficacité et de productivité. Les entreprises qui adoptent cette culture en tireront les bénéfices, à la différence de celles qui resteront figées dans une organisation compartimentée. Une étude commanditée par Google a mis en lumière une corrélation de 81% entre collaboration et innovation : par exemple, les employés français qui travaillent en collaboration ont proposé 25% de nouvelles idées en plus à leur entreprise. De plus, l’innovation provient de plus en plus d’un travail collaboratif avec l’écosystème externe (universités, chercheurs) en dehors du système d’information de l’entreprise (“Open Innovation”).

Dans le futur proche, l’innovation va irriguer l’entreprise de toutes parts, tant en interne (notamment à sa base) qu’en externe. La valeur sera davantage liée à la qualité des idées générées et partagées qu’aux indicateurs classiques de performance.

Quelles sont les stratégies des entreprises ?

La plupart des entreprises tentent de combler des manques collaboratifs avec des solutions en “patchwork” qui complexifient finalement le système d’information (videoconférences, intranets, wikis, réseaux sociaux) et n’améliorent pas significativement la fluidité des usages. La démarche de Google plus récente et plus adaptée aux besoins des usages d’aujourd’hui, consiste à simplifier le système d’information collaboratif et optimiser la productivité. Les décisions se prennent plus rapidement quand on trouve instantanément la personne et l’information que l’on cherche. Les entreprises gagnent en vélocité et en agilité.

Tout ceci aura un impact décisif sur l’émergence et la mise en oeuvre d’idées nouvelles au sein des entreprises et sur leur capacité à répondre aux défis de demain.

Alors que les utilisations et les échanges augmentent, quelle est l’approche en termes de sécurité au sein des entreprises?

Google Apps dispose de nombreux paramètres spécialement conçus pour garantir la sécurité et permet à l’utilisateur de paramétrer l’accès et les droits de modification de ses données. Les données restent la propriété des entreprises et peuvent être retirées à tout moment du cloud Google. Les outils d’administration de la suite Google Apps permettent d’avoir un contrôle aux services accessibles par les utilisateurs et d’assurer ainsi une gouvernance du SI collaboratif de l’entreprise. Par ailleurs, notre infrastructure permet un accès à des niveaux de services (SLA 99.9%, redondance etc ..) et de sécurité (norme ISO 27001) difficilement réplicable à l’échelle d’une seule entreprise.