La gestion documentaire dans le cloud

Ah ! Le fameux bureau sans papier qui devait faire disparaître les documents imprimés et nous laisser avec des bureaux nets et des flux de travail simplifiés. Qu’est-il advenu de tout cela ? Regardez n’importe quel bureau aujourd’hui et vous trouverez plus de papier que jamais — et mille fois plus d’information dans des fichiers numériques, qui ne sera jamais imprimée, mais qui a été créée, traitée et déplacée exactement comme du papier. Pour le service informatique (IT), le maître mot est management, comme dans Document Management (DM) ou gestion électronique des documents ou gestion documentaire (GED) si vous préférez.

La croissance effrénée des données en format libre et l’obligation de fournir l’accès en ligne instantané pour chercher, extraire et éditer ces données, a littéralement coincé les DSI (directeurs de systèmes d’information). S’il est vrai que le stockage est moins cher que jamais à l’achat, il n’en est pas de même pour sa possession. En effet, le coût de possession inclut la dépense pour héberger, gérer et sauvegarder ce stockage — avec des frais de main d’œuvre et de locaux toujours plus élevés. Au contraire, le cloud a une capacité de stockage et de calcul virtuellement illimitée — gérée par quelqu’un d’autre — qui peut être facilement sauvegardée par des communications cloud-to-cloud. Il semble bien que ce soit la solution parfaite pour la croissance effrénée des données en format libre et l’obligation de fournir l’accès en ligne instantané pour chercher, extraire et éditer ces données, a littéralement coincé les DSI (directeurs de systèmes d’information). S’il est vrai que le stockage est moins cher que jamais à l’achat, il n’en est pas de même pour sa possession. En effet, le coût de possession inclut la dépense pour héberger, gérer et sauvegarder ce stockage — avec des frais de main d’œuvre et de locaux toujours plus élevés. Au contraire, le cloud a une capacité de stockage et de calcul GED.

En effet, après un démarrage laborieux, les services cloud ont fait irruption sur le marché avec des produits adaptés à pratiquement tous les genres de GED. De l’utilisateur individuel gérant ses fichiers personnels aux grandes multinationales soucieuses de respecter la réglementation en matière de conservation et de découverte documentaire. Cependant, pour profiter pleinement des bienfaits du cloud, vous devez savoir ce que vous recherchez, pour éviter de céder aux sirènes du marketing et connaître les vraies limites du cloud computing pour ne pas prêter l’oreille au verbiage habituel. En collant de près à vos besoins, vous pourrez limiter votre recherche aux outils de type cloud vraiment susceptibles de vous aider.

Regardons la strate (ou le nuage stratus) du bas

L’essence de la GED est la possibilité de stocker, suivre, chercher, extraire et éditer des fichiers de formats arbitraires : traitement de texte, présentation, tableur, et même des flux audio et vidéo. Le web a rempli ce rôle pendant un certain temps, avec des portails de navigation permettant de stocker des documents et de les partager en mode collaboratif. Si ce sont vos seuls besoins, vous n’avez pas vraiment besoin d’une GED basée sur le cloud : vous pouvez pratiquer une collaboration basique … au niveau du sol, avec Software as a Service (SaaS), telle que Basecamp (basecamphq.com), une GED interne utilisant des produits commerciaux comme Microsoft SharePoint, ou des outils open-source comme DSpace (dspace.org) ou OpenKM (openkm.com). Face à des besoins aussi modestes, vous n’avez pas besoin du cloud.

En réalité, la plupart des DSI constatent que leurs utilisateurs ne se contentent pas du minimum. Ils veulent aussi le contrôle de version, le partage de documents, le repérage des révisions, et des outils de collaboration avancés comme des fils de discussion, des tableaux et l’édition de groupe. Ils veulent aussi pouvoir accéder en toute sécurité à partir de n’importe où, et pas simplement via des ordinateurs : les smartphones, les netbooks, et les tablettes doivent participer pleinement. La direction a elle aussi ses exigences : sauvegarde fiable et continuité de l’activité assurée, afin qu’une panne locale n’immobilise pas tout le monde. Et ces deux groupes ne veulent pas s’entendre dire que le stockage est plein.

Dans un tel paysage et face à de telles exigences, le cloud computing peut beaucoup apporter. Comme les fournisseurs de cloud réalisent d’importantes économies d’échelle, ils peuvent offrir une capacité de stockage pratiquement illimitée, pour un faible coût, et aussi sauvegarder des documents en les disséminant géographiquement. Les mêmes économies d’échelle permettent à ces fournisseurs d’héberger ce stockage sur de vastes plates-formes ultrarapides, pour une recherche et extraction rapides en permanence. Tout cela passe par de gros tuyaux Internet, offrant aux utilisateurs une capacité de transfert fulgurante des documents les plus volumineux.