Gérer l’arrivée d’un nouveau collaborateur avec FIM

Commençons par une question : quelle est la règle dans votre société ? Voici quelques exemples :

•    S’il est employé permanent, et basé à Lille : lui créer un compte dans AD France, le positionner dans l’OU Lille, lui créer une boîte aux lettres sur le serveur EXCFRLille. Le positionner dans la liste de distribution « Employés France », et aussi « Employés Lille ».
•    S’il est stagiaire, et basé à Lille : lui créer un compte dans AD France, le positionner dans l’OU Lille, lui créer une boîte aux lettres sur Office 365.

Vous voyez ici que les règles de gestion sont différentes, en fonction du fait que cette personne est un employé ou un stagiaire. Concrètement, cette tâche d’administration va prendre un peu de temps si l’on administre l’infrastructure avec les outils standard :

•    Les ressources humaines (ou le manager) vont faire une demande de création de compte, souvent par mail, avec des éléments complémentaires comme sa localisation, son rôle, etc. Ce mail va être envoyé à un administrateur AD, ou à une boîte à la lettre générique des « administrateurs ».
•    Après quelques minutes/heures/jours, un administrateur AD va réaliser toutes les tâches manuellement. Ceci va consister à créer le compte dans la console AD, y positionner les paramètres (un mot de passe temporaire). Puis, ajouter cette personne aux groupes et liste de distribution. Il va ensuite créer sa boîte aux lettres.
•    Ensuite, cet administrateur va notifier le demandeur, demandeur qui va notifier le bénéficiaire du compte.

Cette démarche manuelle bien que standard, comporte quelques problèmes, limitations et contraintes : beaucoup d’intervenants, un flux d’information peu structuré (mail), un traitement de la demande sans engagement de service, résultat d’opérations manuelles (erreurs et traçabilité)… et à la longue, très usant pour les équipes.

Et si nous traitions automatiquement, en temps réel et sur la base de règles de gestion (ne nécessitant aucun développement dans FIM mais juste du paramétrage via une interface graphique), toutes ces demandes ?

Traité dans FIM, le processus aurait été le suivant :

•    T 0 : Les RH ou le manager font la demande dans le portail FIM (ou le logiciel RH)
•    T 0 + 2 secondes : FIM reçoit cette demande, identifie la règle de gestion qui décrit ce que « un utilisateur stagiaire à Lille » veut dire en termes de traitement
•    T0 + 3 secondes : FIM automatise tous ces traitements
•    T0 + 2 minutes : le demandeur et l’utilisateur sont notifiés (email) par la solution FIM. « Votre compte est actif… voici le manuel utilisateur… «  etc.
Résumons rapidement l’intérêt de cette approche :
•    Délégation : les RH, un représentant utilisateur, ou même un utilisateur standard peut via une interface Web (le portail FIM) instancier un certain nombre de demandes (ici la création, mais cela pourrait être également un abonnement à un groupe, une liste de distribution, une application, un rôle).
•    Traitement temps réel : le système FIM va travailler en 24×7. Dès la demande instanciée dans le système, FIM va trouver les règles de gestion associées et démarrer le traitement.
•    Règle de gestion : le traitement est fait sur la base d’une règle de gestion. Cette règle est « imposée » au système et correspond aux traitements de ce scénario. Il est impossible de contourner le système. La traçabilité est maintenant possible, car 100% des demandes/traitements passent par FIM.
•    Image de marque du service informatique : le traitement étant temps réel, l’utilisateur est agréablement surpris de voir la rapidité, mais également la qualité du traitement. Par exemple, en recevant un mail automatique à chaque étape du traitement. Il est alors facile de « montrer » l’activité de l’équipe avec des rapports, des statistiques, etc.