Frédéric Jacquemin, Directeur de la Practice Finance chez Asigma – Groupe Rainbow Partners et Fabrice Robert, Senior Manager au sein de la Practice Finance chez Asigma – Groupe Rainbow Partners partage leurs expertises sur le sujet.

Contrairement aux méthodes traditionnelles basées sur le papier, il permet l’échange de factures au format électronique. Elle offre ainsi des avantages significatifs en termes de rapidité, d’efficacité et de réduction des coûts.

Cependant, son adoption peut rencontrer certaines contraintes. L’un des principaux défis est lié à la conformité aux réglementations fiscales et aux normes de facturation spécifiques à chaque pays. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de facturation électronique sont conformes aux exigences légales en matière de signature électronique, d’archivage des factures et de validation fiscale.

#1 Quel était l’objectif des pouvoirs publics en mettant en place l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 ?

L’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 est une ordonnance émise en France qui vise à moderniser et à simplifier le cadre juridique de la facturation électronique. Elle fait suite à la directive européenne 2014/55/UE qui encourage l’adoption de la facturation électronique dans les marchés publics.

L’objectif principal de cette ordonnance est de promouvoir l’utilisation de la facturation électronique en tant que norme dans les relations commerciales en France. Elle vise à faciliter les échanges commerciaux, à réduire les coûts administratifs et à renforcer l’efficacité des processus de facturation.

Pour rappel quelques éléments clés de l’ordonnance 2021-1190 :

• Facturation électronique obligatoire pour les marchés publics

L’ordonnance stipule que les factures émises dans le cadre des marchés publics doivent être transmises sous format électronique. Cela concerne aussi bien les factures émises par les fournisseurs que celles émises par les acheteurs publics.

• Normalisation de la facturation électronique

L’ordonnance établit les règles et les standards techniques pour la facturation électronique. Elle spécifie les formats de données et les protocoles de sécurité à utiliser afin d’assurer l’interopérabilité entre les systèmes de facturation électronique utilisés par les différentes parties prenantes.

• Dématérialisation des factures

L’ordonnance encourage la dématérialisation complète des factures, ce qui implique la suppression des factures papier. Les factures électroniques doivent être conservées sous forme électronique et être accessibles pour les besoins de contrôle et d’audit.

• Archivage électronique

L’ordonnance établit des règles relatives à l’archivage électronique des factures. Les factures électroniques doivent être conservées dans un format non modifiable pendant une durée légale spécifique.

• Sanctions en cas de non-conformité

L’ordonnance prévoit des sanctions en cas de non-respect des obligations liées à la facturation électronique, notamment des amendes administratives

#2 Quelles sont les spécificités techniques de l’E-facturation ?

Ces spécifications techniques visent à garantir l’interopérabilité et la fiabilité des échanges de factures électroniques entre les différentes parties prenantes. Les points importants :

• Format de données

L’ordonnance précise que les factures électroniques doivent être échangées selon le format structuré XML (eXtensible Markup Language) conformément à la norme européenne EN 16931. Ce format standardisé facilite la lecture, le traitement et l’interprétation des données contenues dans les factures électroniques.

• Protocoles de sécurité

L’ordonnance exige l’utilisation de protocoles de sécurité pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des factures électroniques. Cela peut inclure l’utilisation de certificats numériques, de signatures électroniques qualifiées conformes au règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) de l’Union européenne, ainsi que l’utilisation de protocoles de chiffrement pour sécuriser les échanges de données.

• Plateformes de facturation électronique

L’ordonnance encourage l’utilisation de plateformes de facturation électronique sécurisées et certifiées, notamment des Prestataires de Services de Confiance (PSC). Ces plateformes peuvent faciliter l’émission, la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques tout en assurant la conformité aux exigences légales.

• Contrôle et audit

L’ordonnance précise que les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original et être accessibles pour les besoins de contrôle, d’audit et de vérification pendant la durée légale requise. Cela implique l’utilisation de systèmes d’archivage électronique conformes aux normes de conservation des données.

Il est important de noter que les spécificités techniques peuvent évoluer avec le temps, en fonction des normes et des réglementations en vigueur. Les autorités compétentes peuvent publier des recommandations supplémentaires et des guides techniques pour aider les parties prenantes à se conformer aux exigences de l’ordonnance et à garantir l’interopérabilité des systèmes de facturation électronique.

#3 Quelles plateformes de dématérialisation choisir pour l’E-facturation ?

Les plateformes de dématérialisation, publiques et privées, constituent l’accès au réseau d’échanges de données de facturation. Elles sont donc indispensables à la transmission et à la réception des factures. Chaque entreprise doit choisir et déclarer la plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée.

Le choix d’une plateforme de dématérialisation dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise, ainsi que des services offerts par les différents prestataires sur le marché. Les aspects à prendre en considération lors de la sélection d’une plateforme de dématérialisation :

1. Conformité réglementaire
2. Interopérabilité
3. Facilité d’utilisation
4. Sécurité des données
5. Services complémentaires
6. Coût et modèle économique

Il est recommandé de faire une analyse approfondie des options disponibles sur le marché et de s’appuyer sur le regard extérieur de partenaires pour faire le bon choix.

#4 Quels sont les gains et défis de l’E-facturation ?

L’e-facturation présente de nombreux avantages par rapport à la facturation traditionnelle. Tout d’abord, elle permet de réduire considérablement les délais de traitement des factures. Les factures électroniques peuvent être créées, envoyées et reçues instantanément, éliminant ainsi les retards liés aux envois postaux. Cela facilite également le suivi des factures et réduit les risques de pertes ou d’erreurs.

En outre, l’e-facturation réduit les coûts associés au traitement des factures. L’impression, l’affranchissement et la distribution de factures papier représentent des dépenses importantes pour les entreprises. Avec l’e-facturation, ces coûts sont considérablement réduits, voire éliminés. De plus, l’automatisation du processus de facturation permet de réduire les erreurs humaines et les frais de main-d’œuvre associés à la saisie manuelle des données.

Un autre avantage majeur de l’e-facturation est la possibilité d’intégrer les systèmes de facturation électronique avec les systèmes comptables existants. Cela permet une synchronisation en temps réel des données financières, simplifiant ainsi la gestion de la comptabilité et offrant une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et les performances financières de l’entreprise.

Bien que l’e-facturation présente de nombreux avantages, son adoption peut rencontrer certaines contraintes. L’un des principaux défis est lié à la conformité aux réglementations fiscales et aux normes de facturation spécifiques à chaque pays. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de facturation électronique sont conformes aux exigences légales en matière de signature électronique, d’archivage des factures et de validation fiscale.

De plus, l’adoption de l’e-facturation peut nécessiter une transition et une formation pour les employés et les partenaires commerciaux. Il est essentiel de mettre en place une communication claire et de fournir une assistance technique pour faciliter la transition vers l’e-facturation.

Dans un monde de plus en plus numérique, l’e-facturation est une solution incontournable pour une gestion simplifiée et efficace des factures.

Frederic Jacquemin, Directeur de la Practice Finance – ASIGMA (Groupe RAINBOW PARTNERS) – Directeur de la Practice Finance – ASIGMA (Groupe RAINBOW PARTNERS). Avec 20 ans d’expérience dans le secteur Assurantiel, au sein des Directions Financière et diplômé Ingénieur ESIEA, Frédéric est un expert des projets d’organisation, d’optimisation des processus et de transformation des systèmes d’informations Finance.   

Fabrice Robert, Senior Manager au sein de la Practice Finance – ASIGMA (Groupe RAINBOW PARTNERS). Avec 20 ans d’expérience dans le secteur Assurantiel, au sein des directions financières, Fabrice dispose d’une double compétence conseil (pilotage de projet / PMO, reengineering de process) et Management Opérationnel au sein des Directions Financières sur un périmètre direct IARD (dommages, santé et prévoyance) & Vie (Epargne, retraite, prévoyance individuelle et collective).