Microsoft a lancé officiellement beaucoup de nouveaux produits, dont Windows Vista et Microsoft Office System 2007, le 30 novembre 2006. Plusieurs d’entre eux amélioraient simplement les releases précédentes. Mais la release Office 2007 affichait un nombre appréciable de nouveaux serveurs Office.J’entends déjà certains esprits cyniques : « Les nouveaux produits serveurs Office sont pour Microsoft le moyen de presser jusqu’à la dernière goutte le citron de la gamme Office, déjà installée sur la plupart des ordinateurs professionnels. Certes, Microsoft a dû penser aux revenus, mais beaucoup d’entreprises ont besoin des nouveaux serveurs Office, pour s’adapter aux nouveaux modes de traitement de l’information de gestion. En effet, les entreprises et leurs partenaires, clients, utilisateurs finaux, exigent maintenant des solutions collaboratives, des processus de gestion automatisés, l’audit et la conformité, et surtout l’accès à l’information partout et à tout moment.
Dans l’actuelle suite client Office, il y a beaucoup d’applications, dont toutes ne conviennent pas à chaque activité, scénario, ou utilisateur. Ainsi, bon nombre d’utilisateurs n’utilisent jamais Microsoft Access ou Microsoft Office Publisher. En revanche, presque tous ont besoin de Microsoft Word ou de Microsoft Excel. Il en va de même pour les nouvelles applications serveurs Office. Chaque produit serveur répond à un besoin précis, et bien que certains outils (comme Microsoft Office SharePoint Server) visent un large spectre, d’autres (comme Microsoft Project Server) se limiteront probablement à un certain créneau. La plupart des sociétés constateront l’utilité d’un ou plusieurs de ces produits serveurs. En particulier, une bonne collaboration peut donner un fort avantage concurrentiel. L’inconvénient jusqu’à ce jour était que les solutions d’applications collaboratives étaient doublement coûteuses : achat initial du logiciel et formation des utilisateurs. De plus, ces applications ne s’intègrent pas toujours facilement dans les processus de gestion existants. Bien souvent, les pionniers des solutions collaboratives ont constaté l’absence de retour sur investissement (ROI) en raison des gros obstacles à surmonter pour bien mettre en oeuvre les outils. Par ailleurs, les utilisateurs finaux étaient réticents en raison de l’apprentissage nécessaire.
Pourtant, s’ils sont bien mis en oeuvre dans votre environnement, les nouveaux serveurs Office peuvent offrir le bon équilibre : puissance et souplesse (pour vous) et familiarité (pour vos utilisateurs) aboutissant à une solution collaborative réussie. Pour aider à leur mise en oeuvre, voyons chacun des nouveaux produits serveurs Office – Forms Server 2007, Groove Server 2007, Project Server 2007 et SharePoint Server 2007 – afin que vous compreniez leur objectif et que vous jugiez mieux de leur place dans votre stratégie collaborative.
Du nouveau pour Office!
Qui n’a pas de formulaires ? Beaucoup d’entreprises utilisent des imprimés dont l’allure et le traitement sont figés depuis des années. Forms Server 2007 est un serveur autonome qui fournit et gère des formulaires numériques qui remplacent les formulaires imprimés et les formulaires en ligne traditionnels (comme les fichiers PDF à remplir). On peut accéder aux formulaires par l’intermédiaire de Microsoft Office InfoPath 2007 ou d’un navigateur Web pour la collecte, la distribution et l’intégration des données à des processus, en utilisant des règles de gestion. Les utilisateurs autorisés créent des formulaires à l’aide d’InfoPath 2007. Vous pouvez utiliser les contrôles (du genre boîtes de texte et listes déroulantes) que propose Forms Server 2007. Et aussi préconfigurer le comportement de chaque contrôle. Ainsi, vous pouvez préconfigurer les conseils au passage de la souris, les valeurs par défaut prédéterminées, et la validation des données. D’autres comportements relient le formulaire et ses contrôles aux systèmes d’arrière-plan, comme SharePoint Server 2007. Vous pouvez alors placer des formulaires dans un workflow SharePoint Server 2007 ou Microsoft BizTalk Server.
Tout le code applicatif lourd et les règles de logique de gestion primaires sont configurés et exécutés sur le serveur. Par conséquent, le créateur ou l’utilisateur d’un formulaire peut construire ce dont il a besoin, pendant que les développeurs contrôlent l’intégration précise et complète du formulaire, ses processus de gestion de données, et ses workflows. Au fur et à mesure que les formulaires sont mis à jour, de nouvelles versions peuvent être déployées côte à côte avec la logique de gestion et les contrôles réutilisables.
Vous pouvez utiliser InfoPath 2007 (ou d’autres applications tierce partie) comme application autonome pour créer des formulaires électroniques. Mais si plusieurs formulaires doivent travailler ensemble dans un processus ou si des clients externes ont besoin d’accéder à ces formulaires par le biais d’un navigateur, il faut que le service informatique écrive une solution à cet effet. Cependant, Forms Server 2007 peut facilement déplacer des formulaires online, créer des workflows et centraliser la gestion des données. Sachant que vous pouvez héberger des formulaires sur SharePoint Server 2007, profitez-en si vous l’utilisez déjà. Forms Server 2007 est un produit autonome et moins cher que SharePoint Server 2007. Mais il vise des environnements qui n’ont besoin que de la fonction formulaire. J’ai constaté que le plus difficile avec Forms Server 2007 est de combiner tous les formulaires online et papier disséminés dans un processus de gestion bien défini. Il vous faudra prendre le temps d’analyser votre activité et de mettre en place une structure de formulaires, de logique de gestion et de workflow.
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