Un flux de travail est un ensemble d'actions séquentielles (flux de travail séquentiel) ou non (flux de travail à états).
Le flux de travail est un élément central dans l'architecture de SharePoint. Dans cette nouvelle version de la plateforme collaborative, les outils de création de flux de travail ont été fortement améliorés.
La nouvelle version de cet outil a grandement été améliorée par Microsoft. Tant au niveau des fonctionnalités du produit qu’au niveau de l’interface utilisateur. De plus, cet outil est téléchargeable gratuitement (tout comme SharePoint Designer 2007 depuis quelques mois). SharePoint Designer 2010 offre la possibilité à des utilisateurs avancés, non développeurs, de venir créer des flux de travail complexes et de les partager avec les utilisateurs de la ferme SharePoint. Contrairement à la version précédente, la création et la maintenance de flux de travail sont complètement fondues dans l’interface de l’application.
Si vous vous connectez à votre site et cliquez sur le lien flux de travail sur la gauche, vous verrez apparaître la liste des workflows réutilisables dans votre site. Cliquez sur une liste précise pour voir les workflows qui lui sont attachés. Pour vous présenter la nouvelle interface de création de flux de travail dans SharePoint Designer, nous allons créer un nouveau flux de travail de site qui, comme dit précédemment, nous permettra de collecter des commentaires. Afin de faciliter notre exemple, nous demanderons à l’utilisateur de remplir un seul champ de type texte et nous allons envoyer son contenu par mail.
Dans le ruban de SharePoint Designer, vous retrouvez trois boutons correspondant aux trois types de flux de travail présentés au début de cet article. Nous choisirons de créer un flux de travail de site. Vous voici face à l’interface de développement de flux de travail, complètement différente de la version précédente. Cette fois, vous avez deux possibilités pour ajouter des actions : le glisser/déposer et encore plus rapide, entrer directement le début du nom de l’action souhaitée. Vous pouvez également diviser vos flux de travail en étape afin de rendre leur lecture plus facile.
D’où allons-nous prendre le commentaire soumis par l’utilisateur alors que nous n’avons pas d’éléments de liste à notre disposition ? Nous allons utiliser des « paramètres de formulaire d’initiation ». Il s’agit de données que l’utilisateur doit remplir lors du démarrage du processus. Ces valeurs seront ensuite utilisables à l’intérieur du flux de travail.
Nous ajouterons une seule action qui enverra un mail avec le commentaire de l’utilisateur. Configurez cette action afin de définir un destinataire, un sujet et le corps du message. Vous avez remarqué qu’il est possible d’ajouter des éléments dynamiques provenant du contexte du flux de travail comme par exemple le nom de la personne ayant démarré le workflow ou le site en cours. Vous pouvez également utiliser le paramètre d’initiation que vous avez créé plus tôt.
Publiez à présent votre travail dans SharePoint 2010 à l’aide du bouton « Publier » du ruban, testez votre flux travail depuis le menu « action de site » de SharePoint. SharePoint Designer 2010 offre une multitude d’actions prédéfinies et il est donc impossible de les passer toutes en revue dans cet article. Cependant, j’aimerais insister sur une action en particulier que je trouve extrêmement pratique. Il s’agit de l’étape d’usurpation d’identité. Par défaut, un flux de travail tourne sur l’identité de la personne connectée. Autrement dit, le flux de travail possède exactement les mêmes permissions que la personne connectée. Si le flux de travail doit écrire dans une liste, alors l’utilisateur doit posséder des permissions d’écriture sur cette liste. Ce n’est pas toujours souhaité. Cette étape permet donc d’impersonaliser le flux de travail et de le faire tourner avec des droits supérieurs à l’utilisateur connecté.
Comme dit un peu plus haut, SharePoint Designer 2010 est livré avec beaucoup d’actions existantes, évidemment ces actions ne peuvent pas toujours répondre à des besoins métiers bien précis. Est-ce que cela signifie qu’il faille dans ce cas créer un workflow complet dans Visual Studio ? Pas du tout, il est possible de créer des actions supplémentaires pour SharePoint Designer dans Visual Studio et de les mettre à disposition des autres développeurs.
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