Dossier SharePoint : Découverte des fonctionnalités ECM (1/2)

Les ensembles de documents

L’ensemble de documents, ou « documents set » en anglais, est une sorte de dossier sur-vitaminé. En effet, il propose :

• Une page d’accueil personnalisable affichant les documents et propriétés partagées,
• de spécifier quels sont les types de documents qui peuvent y être ajoutés,
• de contenir à sa création un certain nombre de documents prédéfinis,
• et surtout de voir tous les documents présents comme une seule unité logique dont on peut capturer une version globale et exécuter des workflows.

Ainsi, dans les cas tels que des réponses à appel d’offre, des contrats ou documents de vente, la gestion de ces fichiers devient plus facile et plus claire.

Taxonomie et mots-clés

Derrière ces deux termes un peu barbares se cachent deux concepts de marquage de documents :

• la taxonomie permet de classifier vos documents selon une hiérarchie préétablie, comme un arbre de compétences, des secteurs d’industrie ou encore des zones géographiques,
• les mots-clés (aussi appelés « folksonomie ») consiste à associer des mots-clés à du contenu d’une manière plus souple sans hiérarchie spécifique.

Vous pourrez indépendamment utiliser l’un ou l’autre, voire les deux conjointement, afin d’enrichir vos contenus et créer des plans de classement. C’est au nouveau service de métadonnées gérées que l’on doit ces mécanismes, ce service pouvant être partagé par plusieurs collections de site et applications web pour assurer la cohérence de vos données.