Diligent : La collaboration s’invite au sein des conseils d’administration

Diligent Corporation, société américaine basée à New-York, récemment implantée en France, touche une population fortement intégrée dans les comités de directions et conseils d’administration avec sa solution clés en main Diligent Boards. Partage d’informations, dématérialisation des documents, simplicité, interaction, certes, et l’aspect sécurité ? Stéphane Tallieu, Directeur des Ventes, Diligent France, revient sur ces diverses problématiques.

Une relation privilégiée avec les clients

Avec un siège européen à Londres, 3360 clients, 100 000 uti-lisateurs dans 60 pays, Diligent a ouvert un certain nombre de bureaux, expansion qui s’inscrit dans une stratégie précise, « notre volonté est d’avoir un échange direct avec nos clients, nous n’avons ni distributeurs ni partenaires locaux » souligne Stéphane Tallieu. 

Cela pose d’emblée le décor, la priorité est bien de créer une relation privilégiée avec les clients. Si Diligent propose un portail digital pour conseils d’administration, ce service – en mode SaaS – permet aux hauts dirigeants ou administrateurs d’échanger en toute sécurité et confidentialité à travers un PC ou une tablette. Le modèle de Cloud privé est essentiel en termes de sécurisation, car qui dit ‘données stratégiques’ dit immédiatement ‘vigilance’.

Répondre à des problématiques précises

La solution répond aux problématiques récurrentes des conseils d’administration de sociétés de toutes tailles à savoir la réception et le regroupement des informations de différentes divisions et entités pour la préparation d’un document et mise à disposition d’un Board, le tout à une date précise. Mais, très souvent, l’échange se fait par simple échange de mails, les formats sont variés, les délais et temps d’implémentation sont longs, la sécurité n’est pas à l’ordre du jour…

Au-delà d’une simple solution de partage d’information, Diligent prend les choses en main pour créer un document unique, « il suffit de glisser-déposer l’ensemble des documents concernés, quels que soient leurs formats, pour constituer le livre numérique du conseil d’administration, sous un format propriétaire unique, dans un environnement sécurisé, ce qui évite les nombreux échanges en amont par le biais des messageries » commente Stéphane Tallieu. 

Et côté sécurité « nous somme hébergés dans plusieurs datacenters dans le monde, sur nos propres serveurs ». De plus, Diligent met à disposition des clients, une clé d’encryption pour crypter les données et documents avant même leur envoi vers les serveurs. Cet aspect sécurité interagit avec le mode collaboratif.

La valeur ajoutée de Diligent Boards

Le gain de temps est, sans aucun doute, un élément déterminant dans la mise à disposition de ce livre électronique. Si l’impression reste possible, elle n’est pas recommandée pour des raisons de confidentialité.

En outre, les informations contenues dans ce livre permettent de travailler en amont, pendant et en aval du conseil d’administration. Toutes les fonctionnalités de type tablette, ou Windows 8 et 10 sont utilisées « il est possible de faire défiler les pages comme un journal, c’est notre gros différenciateur, nous n’offrons pas une solution de type classeur » ajoute Stéphane Tallieu. L’interaction se fait grâce à un stylo digital pour écrire et surligner, et aux post-it susceptibles d’être partagés et envoyés à l’un ou l’ensemble des utilisateurs. A ce moment-là, le modèle collaboratif prend toute sa dimension, puisque l’historisation des commentaires apparaît. Deux autres possibilités d’interaction forte, la solution permet d’établir un questionnaire, de satisfac-tion par exemple, et offre la capacité de vote.

La plate-forme en mode SaaS permet d’avoir accès au livre en cours, aux livres archivés, à une biblio-thèque de référence de documents, « cette console de travail permet d’interagir au niveau du conseil d’administration ».

Une solution clés en main

Pour résumer, simplicité, sécurité et qualité du support qualifient cette solution, « nous sommes face à une population exigeante, avec des niveaux d’utilisation de la technologie bien différents. Les données sont stratégiques et nous offrons un niveau de sécurité qui va au-delà des standards du marché. Enfin, nous disposons de différents centres de support dans le monde, d’où une cou-verture mondiale pour interagir immédiatement sur un incident ». 

Le mode SaaS permet d’absoudre les entreprises de toutes les problématiques informatiques aux-quelles elles sont confrontées, « cette solution clés en main est implémentée en six semaines, une personne de Diligent est dédiée à l’entreprise pour le service et la formation pendant cette période pour éviter toute complexité».

Une prochaine étape collaborative

Fort de cette expérience, l’ensemble va se décliner au-delà des conseils d’administration, au travers d’une nouvelle solution collaborative, Diligent Teams, permettant aux utilisateurs de partager des documents entre le conseil et l’ensemble des entités de l’entreprise. 

« Nous avons mis les moyens pour avoir la capacité en termes de recherche et développement, ainsi sur 260 personnes, 105 se situent dans la R&D, le ratio est très élevé et nous permet de sortir des mises à jour constantes de notre solution, trois à quatre fois par an » explique Stéphane Tallieu.

Cette solution pour conseils d’administration, arrivée à un haut niveau de maturité, évolue et la technologie s’étend au travers de Diligent Teams. Alors, axe d’approche de la collaboration innovant ? Sans aucun doute, car la priorité est bien l’interaction sur les documents.