Convergence ECM et BPM

L’ECM est un ensemble de technologies et de stratégies permettant de capturer des documents et du contenu, de les gérer, de les stocker et de les transmettre de  façon optimale dans le cadre et le respect des processus d’entreprise.

Le BPM est une discipline qui regroupe l’ensemble des méthodes, technologies et outils destinés à traiter la totalité du cycle de vie des processus métiers au sein desquels collaborent des systèmes, des logiciels et des personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs et partenaires). Les processus métier sont ainsi composés à la fois d’étapes automatiques du Système d’Information et de tâches humaines.

Une gestion de processus indispensable… mais souvent insuffisante

Dans un contexte économique ouvert, incertain et toujours plus concurrentiel, les entreprises, quelles que soient leur activité et leur taille, perçoivent de façon plus forte la nécessité de maîtriser leurs processus clé et de les améliorer.  Que ce soit pour se conformer aux nouvelles règlementations, pour refondre ou compléter avec agilité leur existant applicatif, pour assurer la traçabilité des activités au travers d’organisations complexes, accroître la productivité de leurs équipes ou mieux maîtriser leurs risques opérationnels, les motivations de l’approche processus sont nombreuses. Ainsi, les projets de BPM sont multiples et doivent prendre en compte des dimensions très variées : règlementaires, humaines, documentaires, décisionnelles…

Mais, si la plupart des applications BPM gèrent sans problème les processus s’appuyant sur des données transactionnelles, structurées, intégrées dans des bases de données relationnelles, elles peuvent beaucoup plus difficilement prendre en compte les informations résultant des contenus et des métiers de l’entreprise.

En effet, la notion de gestion de processus doit impliquer automatiquement la gestion des documents correspondants et si cette dimension n’est pas prise en compte dans l’entreprise, les bénéfices et les économies sont d’autant moins réels !

Une gestion intégrée des processus et des contenus

C’est dans cet objectif d’optimisation que depuis plusieurs années, les éditeurs d’ECM se tournent vers une gestion corrélée des contenus et des processus métier en partant du constat que la valeur ajoutée ne se situe pas seulement au niveau de la gestion de contenus, mais qu’elle résulte de l’automatisation des processus métiers, laquelle est grandement facilitée par une bonne maitrise des documents associés à ces processus.

Ainsi, la convergence des solutions ECM et BPM permet aux entreprises d’une part de capturer et traiter des contenus non structurés de toute nature (papier, fichiers, images, emails…), et également d’appliquer et de contrôler les processus métier automatiquement et en temps réel. Une démarche qui accompagne les entreprises dans leur besoin d’analyse des processus (process mining) et de flux de document (output management), en leur donnant une vision globale et transparente de leur organisation, en toute sécurité et conforme à la réglementation

Des résultats à la hauteur des enjeux des entreprises

Dans le monde industriel, dans le monde de la finance, dans le monde de la santé… dans tous ces secteurs où être en phase avec la règlementation est un enjeu essentiel,  où la sécurité et la confiance sont gages de réussite, pouvoir adapter en temps réel les normes et les nouvelles réglementations liées à son activité apporte un avantage stratégique par rapport aux concurrents.

Dans des activités, où les outils sont spécifiques, la rapidité d’intégration de solutions, sans développement particulier, directement au système d’information, ainsi qu’aux logiciels métiers, est primordiale pour que les collaborateurs s’approprient rapidement l’outil sans perturber leurs habitudes de travail.

Toutes ces contraintes auxquelles sont confrontées les entreprises au quotidien et auxquelles la convergence de solutions ECM et BPM peut répondre en apportant :

En permanence et à tout instant, une vision plus « intelligente » de l’activité pour prendre en temps réel les bonnes décisions.

Un gain de temps, une diminution de risques d’erreurs, une automatisation des procédures, une meilleure réactivité aux failles… autant de qualités qui permettent d’éviter les dysfonctionnements prolongés qui pénalisent la performance économique des process métier et des performances des entreprises.