Concrétiser le Digital Workplace à l’heure de la crise sanitaire et d’un monde à distance

Toute transformation consiste à s’adapter à de nouveaux enjeux. Pour gagner en agilité et en compétitivité, les entreprises sont invitées, depuis plusieurs années déjà, à bouleverser leurs processus et leurs habitudes pour adopter des usages nouveaux répondant à des défis nouveaux. Le Digital Workplace est l’une de ces transformations complexes qui peinent à se concrétiser depuis plusieurs années dans les entreprises.

VDI, collaboratif, gestion des identités, approches BYOD, télétravail, modernisation des applications, sont autant de sujets souvent discutés de longue date dans les entreprises mais tout aussi souvent freinés par la résistance au changement, la persistance des silos organisationnels, les problématiques très diverses et complexes de sécurité et de conformité, les disparités de compétences entre les utilisateurs, etc.

Pourtant, tous ces freins ont volé en éclat à l’heure du confinement. L’urgence, la nécessité absolue de trouver des solutions rapides, le pragmatisme et la volonté de tous d’agir dans le même sens, pour la protection de tous et pour la continuité des activités, ont eu raison des entraves, difficultés et autres obstacles jusqu’ici parfois jugés insurmontables.

« Nous venons d’assister à deux ans de transformation numérique réalisés en deux mois » constatait Satya Nadella, le CEO de Microsoft fin avril.

Qu’elles y aient été préparées ou non, les entreprises ont dû faire face à la crise en accélérant la transformation du travail et en s’emparant des outils, technologies et principes du Digital Workplace.

Hervé Thibault, Directeur Technique chez Metsys constate en effet que « les entreprises se sont retrouvées devant une situation d’urgence. Heureusement les technologies numériques étaient là pour épauler. Et bien des entreprises avaient déjà les technologies sans nécessairement les avoir déployées. C’est typiquement vrai de celles ayant opté pour les abonnements Microsoft 365. Le fait est qu’il a fallu aller beaucoup plus vite. Et tout s’est mis en place selon 3 axes chez la plupart de nos clients… »

Axe 1 : Le volet collaboratif

Avant la crise bien des entreprises se reposaient essentiellement sur la messagerie email avec parfois un usage ponctuel de Skype for Business pour des échanges vidéo. À l’arrivée du confinement, les entreprises se sont retrouvées à devoir généraliser des réunions à distance en visio plutôt qu’en présentiel.
« Mais le collaboratif ce n’est pas ça. Le collaboratif, c’est « travailler ensemble », autrement dit la capacité à produire ensemble. Les entreprises ont dû apprendre à utiliser Teams non pas pour son Skype intégré mais pour concrétiser un véritable engagement collaboratif avec des échanges sur des idées, sur des fichiers, sur des notes de réunion et avec une structure en équipes qui permette de produire avec agilité et efficacité ».

Pour concrétiser cette collaboration, les entreprises ont souvent fait appel à des partenaires comme Metsys. En effet, il fallait non seulement accompagner le changement mais aussi tirer profit des mécanismes de discussion propres à Teams ainsi que préparer les multiples intégrations avec Sharepoint, avec les différents modules d’Office 365, avec les apps métiers et les services tiers utilisés par l’entreprise. Sans oublier, bien évidemment, le respect des règles élémentaires de sécurité.

Au-delà des problématiques techniques, la principale difficulté a toujours été de concrétiser la notion d’équipes. Pour cela, il a fallu mettre en place une gouvernance afin de s’assurer que tout le monde travaille de la même façon et efficacement. « La gouvernance, c’est une notion fonctionnelle et métiers et non une notion technique, rappelle Hervé Thibault. 

Metsys s’est appuyé sur ses équipes dédiées à la conduite du changement. Cet accompagnement au changement s’est fait à distance avec des cadrages réalisés en mode accéléré. « On a cherché à aboutir le plus rapidement possible à la livraison de quelque chose d’opérationnel en mode commando. Sans rien sacrifier à la sécurité, mais en travaillant un peu différemment et en visant l’efficacité immédiate » commente Hervé Thibault. « Il a fallu être extrêmement pragmatique et se focaliser sur les besoins et l’humain. Avec l’urgence et le confinement, on a vu exploser en un temps très réduit les cloisonnements entre les services et les territoires décisionnels. Car chacun dans les entreprises se devait de faire un effort et d’accepter des compromis pour arriver très rapidement à des visions communes. »

Axe 2 : Repenser la gestion des postes de travail

Le concept même du « Digital Workplace » s’appuie sur l’idée que le travail n’est plus un endroit où l’on se rend mais une activité professionnelle qui se pratique où que l’on soit.
Avec la crise, il a fallu donner des moyens de travailler à tous les collaborateurs et non seulement à ceux nomades déjà équipés de laptops. « S’est alors posée la question de comment apporter le Digital Workplace, leur environnement de travail et de collaboration, quitte à s’appuyer sur les équipements personnels des employés : le PC perso, leur Mac, leur iPad, voire leur smartphone » témoigne Hervé Thibault.

Les entreprises jusqu’ici plus habituées à SCCM et aux outils classiques d’administration ont été contraintes d’intégrer les concepts de sécurisation et de mobilité initiés depuis des années par la tendance BYOD et se sont tournées vers ces outils d’administration moderne que sont les solutions UEM (Unified Endpoint Management). « On a vu ainsi de nombreux clients Microsoft 365 enfin se tourner vers une solution comme Intune (intégrée à l’offre) qu’ils possédaient tous mais n’avaient pour la plupart jamais mise en œuvre » explique Hervé Thibault.

Intune et sa gestion à distance des périphériques de tous types ne sont cependant qu’un aspect de la sécurisation et de l’administration moderne des SI. Ce n’est d’ailleurs qu’une des briques de la suite « Enterprise Mobility + Security » intégrée à l’offre Microsoft 365.
Dans un monde où l’infrastructure est étendue, où les données sont réparties et où les utilisateurs sont nomades, la protection doit se focaliser sur les données, les accès et les identités. La grande force de la suite EM+S avec Azure AD Premium (et son Identity Protection), Azure Sentinel (le SIEM Microsoft), ATP (pour la sécurisation des devices et la résistance aux menaces) est de redonner une vue globale de tout ce qui se passe dans le SI étendu.

Hervé Thibault reconnaît toutefois qu’une montée en compétences rapide sur ces technologies est plus délicate. Parce que ce n’est pas qu’une question d’outils. Il faut s’adapter à un « Mindset » différent, à une approche différente de la résilience. Autrefois, la sécurité se focalisait sur les devices et les VPN. Aujourd’hui elle se focalise sur l’utilisateur.

La sécurité doit dès lors être pensée différemment : contrôle des identités, accès conditionnel, etc. Cette phase nécessite bien sûr davantage d’accompagnement. Il a pourtant fallu agir vite. « Chez Metsys, par exemple, on a travaillé différemment avec un accompagnement à distance de nos experts et beaucoup de monitorat avec des clients qui avaient les mains dans le cambouis en même temps que nous… ».

Axe 3 : Transformer les applications

Avec leur transformation accélérée et l’adoption des deux premiers grands axes du Digital Workplace, les entreprises se sont mécaniquement positionnées pour « quitter le monde Legacy » et aborder le troisième axe indispensable de cette transformation : la modernisation de leurs applications. Avec un retour progressif à la normale, les entreprises vont pouvoir travailler à repenser les Workflows et adapter leurs outils métiers pour qu’ils soient accessibles depuis n’importe quel terminal avec un maximum de confort et de sécurité.

Pour Hervé Thibault, « les entreprises vont maintenant se demander comment porter leurs propres applications en mode mobile. Elles pourront pour cela s’appuyer sur des solutions en mode SaaS mais aussi sur un développement rapide de solutions métiers au travers de la Power Platform et son approche ‘Low-Code / No-Code’ ou encore sur un travail de ‘move to cloud’ de leurs workloads critiques. Tout ceci va devoir s’accélérer dans le prolongement de ce qui a été fait durant la phase de confinement afin de satisfaire aux nouveaux scénarios et nouvelles façons de travailler. Car en sortie de cette crise, tout le monde prend conscience que le télétravail va être amené à se généraliser, de façon plus ou moins globale, parce que la crise actuelle va durer et que certains freins psychologiques et tabous ont été levés ».

Autant de leçons que les entreprises doivent garder en mémoire à l’heure du déconfinement et de la poursuite de leurs projets.

L’objectif désormais est de pérenniser ce qui a été mis en place. Pour Hervé Thibault, « il faut maintenant faire un bilan de ces dernières semaines, identifier ce que l’on a volontairement laissé de côté car trop long à implémenter, identifier les points d’achoppements et les problématiques qui n’ont pas été pris en compte ou que l’on n’a pas vus dans l’urgence, reprendre les points qui avaient été jugés comme non prioritaires pour y apporter des solutions concrètes. Il va falloir poursuivre les efforts en profitant de ce qui a pu être concrétisé en matière de suppression des silos et de transformation des habitudes ».

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