Comment aller vers Skype Entreprise Online ?

Néanmoins, afin d’éviter un échec retentissant, l’activation de ce service au sein d’une entreprise répond à des exigences particulières. La prise en compte de ces contraintes environnementales, légales, voir organisationnelles vous amènerons surement au succès escompté. Nous allons donc les passer en revue et examiner comment lors de déploiements précédents elles ont été abordées.

Skype for Business Online : La solution Magique ? 

Si vous n’avez pas encore « jouer » avec Skype pour Entreprise je vous inviterais évidement à le faire rapidement, ne serait-ce que pour vous rendre compte des capacités fonctionnelles du produit et des possibilités d’interactions qu’il propose. Pour tout employé ayant besoin d’interagir avec ses collègues, ses clients, je tiens à vous prévenir, le client Skype est addictif. L’adhésion utilisateur est tout aussi rapide que son rejet peut l’être. La solution doit fonctionner du premier coup au risque qu’elle soit rejetée sur le champs si celle-ci présente un fonctionnement erratique.

Autrement dit, la préparation de votre projet ne doit pas être minimisée au prétexte que la solution est Online, soit à portée de clic. Oubliez ces discours commerciaux vantant un déploiement rapide sans soucis sans contrainte, à la portée de n’importe quel utilisateur, qui une fois équipé de Skype pourra collaborer partout, 24 h Sur 24 dans le monde, et ce, dans n’importe quelle circonstance. Nous allons laisser ces discours au marketing et nous placer dans la vie réelle.  

Commençons par vos services. Si ces derniers ne sont pas familiers avec ces fonctionnalités « temps réel » et s’ils n’ont pas d’expérience de déploiement de solution similaire, je vous invite fortement à vous faire accompagner. Cela vous évitera certaines embuches. N’oubliez pas qu’un projet Skype est extrêmement visible, beaucoup plus qu’une montée de version de Sql Server et qu’il va engager la DSI auprès des utilisateurs et de l’entreprise toute entière. En tant que Direction des Services d’Information, vous serez jugés sur l’aspect fonctionnel et sur la régularité du service. Alors, autant vous prévenir que si la solution fonctionne « parfois », la crédibilité de vos services risque d’en pâtir. Dans la plupart des cas vous n’aurez pas le droit à une deuxième chance. Vous voilà prévenus.

L’introduction de Skype Online dans le cadre d’une entreprise va bouleverser la façon dont les gens interagissent. Encore une fois, l’adoption utilisateur est immédiate mais elle n’est pas exsangue de questionnements qui vont arriver beaucoup plus vite que vous ne le croyez. Mais prenons quelques exemples qu’il m’a été permis de constater au cours de déploiements précédents.

La présence

Comme vous le savez peut-être Skype pour Entreprise inclut une notion de présence qui indique d’une part, votre état de disponibilité (Occupé, absent, etc..) et d’autre part, un temps d’inactivité. Cette information est autant pratique qu’elle inquiète parfois. Certains nous demandent si l’on peut éviter d’indiquer son état de présence ou si l’on peut modifier Skype pour qu’il indique en permanence que nous sommes occupés voir non joignable. Ou, comment faire pour éviter de communiquer que nous sommes absents depuis tant de temps.  L’information de présence est une information sensible auprès des utilisateurs car elle est perçue parfois comme une intrusion supplémentaire dans la vie professionnelle de l’employé. Le problème majeur est que la quasi-totalité des messageries Instantanées est basée sur cette notion de présence. D’un point vue sémantique je vous conseillerais plutôt d’utiliser le terme « joignabilité » plutôt que présence et insister fortement sur le fait que dans l’environnement Skype, l’utilisateur garde toujours le contrôle de son état de disponibilité.

Les conférences audio vidéo

Dans la plupart des entreprises les utilisateurs ne sont pas familiers de ces outils. Peu de personnes disposent chez eux de solutions leur permettant d’établir des conférences audio video. Vos utilisateurs les plus avancés utilisent Skype grand public en conversation privée à 2 personnes, et se satisfont souvent d’une qualité médiocre faute d’équipement notamment.  Skype pour les entreprises va proposer de facto l’établissement de conférences audio video dans un cadre professionnel. Autant accompagner voire former vos utilisateurs à « organiser voire tenir » une conférence en ligne correctement.  Pour cela, il faut que vos équipes techniques appréhendent correctement la façon dont ils doivent paramétrer le fonctionnement des réunions, le rôle des lobby (Salle d’attente), comment couper tous les micros de tous les participants, autoriser ou non l’enregistrement de ces conférences etc. Tous ces paramétrages doivent être connus de vos équipes car si dans les premiers temps les utilisateurs vont découvrir le service ils reviendront, soyez en sûr, avec toutes ses questions.

La fédération et l’ouverture vers Skype grand public

Skype pour Entreprise permet d’ouvrir soit totalement soit partiellement le service vers d’autres entreprises voire vers Skype Grand public. Là aussi vous aurez à faire des choix. Vérifier à minima que les options prises par vos services soient compatibles avec les chartes d’utilisation internes et compatibles avec les exigences de sécurité en cours dans vos établissements. D’autre part, prenez le soin de mesurer et de communiquer les écarts fonctionnels qu’il peut y avoir entre des personnes utilisant Skype pour Entreprise et Skype Grand public.

Mobilité

L’un des grands atouts de la solution est effectivement la mobilité. De n’importe où, dans n’importe quelle circonstance, vous serez en mesure d’établir des conférences audio video et du partage documentaire. C’est du moins ce que peut annoncer le marketing. Pour mesurer l’écart entre l’annonce et la réalité, je vous invite à tenter, ne serait-ce que passer un appel audio vers une conférence avec un smartphone dans une gare ou simplement dehors un jour de vent. Vous comprendrez très rapidement que malgré les nombreux efforts des équipementiers (Plantronics, Polycom etc..) la mobilité a parfois quelques limites. Par ailleurs, la notion de mobilité pose le problème de la limite entre temps de travail et temps personnel. Rappelez-vous, si vous proposez à vos utilisateurs l’installation de Skype Pour Entreprise sur leurs mobiles personnels ils peuvent le cas échéant être joignables bien au-delà de leurs temps professionnels. Auront-ils l’obligation de répondre à un message instantané qui sera nécessairement perçu comme étant plus urgent qu’un simple mail, Après tout, il était disponible vous rétorquera-t-on. Je vous conseille donc d’impliquer assez rapidement les services RH pour vérifier que ce que vous allez proposer est compatible voire accepté par l’entreprise. Dans le cas contraire, votre projet risque simplement d’être retoquer rapidement.

Vis-à-vis de la mobilité et de l’usage de périphériques divers et variés il vous faudra annoncer que certaines fonctionnalités ne sont pas présentes sur certains matériels. Comme exemple, on citera le fait ne pas disposer du mode vidéo galerie sur un smartphone ; ou l’impossibilité sur un smartphone de visualiser une présentation Powerpoint.

Traçabilité & règlementation internationale

Dans certaines entreprises ; des populations sont soumises à des normes de traçabilité des échanges notamment en ce qui concerne les messageries électroniques. Skype pour les entreprises est un excellent moyen de communiquer vers l’extérieur le plus simplement et parfois de façon la plus éphémère qui soit. Il ne faudrait pas que votre projet vienne à l’encontre de tous les dispositifs de traçabilité qui peuvent exister dans les différents établissements de votre entreprise. D’autre part, certain pays sont soumis à des contraintes réglementaires plus contraignantes et qui peuvent remettre en cause certaines fonctionnalités du projet. Je vous invite donc à vous pencher à minima sur ses aspects règlementaires pour ne pas être surpris ou simplement hors la loi.

Impact sur les environnements de production

L’utilisation d’un service de video conférence hébergé quelque ’il soit, engendre un trafic réseau important. Si parfois les communications à deux personnes peuvent générer un trafic uniquement local la conférence (à minima 3 personnes) va inexorablement consommer de la bande passante. Si la vidéo parfois peut souffrir de quelques saccades temporaires que l’on peut être amener à tolérer selon les cas d’usage (Mobilité), l’audio doit être régulier et fiable. Toute perturbation sera perçue comme inacceptable par l’utilisateur. Pour régler cette problématique et surtout si votre déploiement est international je vous conseille de vous tourner vers un service de conférence audio hébergé (Audio Conférence Provider). Avant d’ouvrir le service vous devez avoir mesurer les consommations de bande passante au regard de vos capacités de transit et des taux d’utilisation des liaisons qui devront être empruntées. Prenez en compte que les fonctionnalités Video ne seront parfois pas disponibles en raison de l’état des liaisons qui connectent les utilisateurs vers les centres de données de Microsoft. Examinez l’opportunité ou pas, d’augmenter les débits, ou recourir à des solutions comme Expressroute, mesurer les données de latence et recenser les modes de communications des stations de travail vers les services Web d’internet. Vous l’aurez compris, le déploiement de projet Skype ONline pour les Entreprises ne fait pas exception à la règle et comprend bien évidement son lot d’adaptations techniques. Un conseil : ne les sous-estimez pas.

Equipez Vous !

Skype pour les entreprises est une solution collaborative qui doit être accompagnée par des équipements soit personnels (Casque, Micro, Webcam etc) soit d’infrastructures (Salle de visio, Roundtable etc..). La qualité audio lors des conférences doit grandement à la qualité du matériel utilisé. Rappelez-vous l’audio est crucial, l’usage de casques, micros, pieuvres etc. certifiés pour Skype pour Entreprise est impératif. Vos équipes doivent les avoir validés techniquement et fonctionnellement avant de les proposer au regard des différents usages ou métiers présents dans votre entreprise. Préférez des équipements audio personnels équipés de filtre audio qui permettent d’éliminer les bruits ambiants. Sensibilisez vos utilisateurs à l’usage de ses dispositifs dans le cadre d’un plan d’accompagnement adapté.

Skype on line a l’avantage, vous l’aurez compris, d’être en capacité de déployer rapidement un service à très forte valeur ajoutée. Cependant préparer son déploiement en validant l’ensemble de ces paramètres, avant d’ouvrir officiellement le service est une étape dont vous ne ferez pas l’économie. Correctement préparé il se révèlera un outil parfaitement adapté aux modes de communications modernes. Son inconvénient ? vous ne pourrez plus l’arrêter 😉