Plateforme collaborative, quel choix ?

Elle est également parmi les domaines les moins maîtrisés avec un taux de succès bien loin de son maximum.

La multiplication des nouveaux usages mais aussi des solutions de collaboration amène une question primordiale : que choisir ? La solution couvrant l’ensemble des usages et des contextes n’existe pas et ne peut exister tant le nombre de combinaisons est élevé.

Pour permettre un résultat à la hauteur du besoin, il faudra avant tout se poser la question « comment choisir ? ». C’est à cette question que nous tenterons de répondre.

Un contexte en mouvement

La mondialisation, l’innovation technologique et les nouvelles générations font partie des facteurs ayant un impact sur le monde des entreprises et leurs organisations. Cela s’avère vrai par le passé mais d’autant plus pour le futur. Il est devenu nécessaire pour ces entreprises de modifier leurs modèles entrepreneuriaux et de chercher chaque jour de nouvelles solutions pour être à chaque fois plus compétitif.

La vitesse d’exécution, quelle que soit la tâche à effectuer, s’ajoute à la liste des facteurs de compétitivité des entreprises. Pour y répondre, certaines entreprises ont initié il y a de cela 15 ans leur digitalisation. Celle-ci est pour beaucoup un défi mais aussi une opportunité de mettre en place de nouveaux modèles.

Dans les dernières années, si ce n’est décennies, les commerciaux ont été placés au plus proche de leurs clients et de nouveaux bureaux ont été ouverts afin de permettre aux compétences de rester là où elles se trouvent, que ce soit pour des raisons logistiques ou économiques, et les employés sont autorisés à travailler de chez soi avec des horaires décalés.

Ces équipes se trouvent dès lors distribuées tant géographiquement que dans le temps, que ce soit lié au fuseau horaire ou simplement aux habitudes des personnes qui les composent.

Il n’en demeure pas moins que l’ensemble de ces personnes s’associent afin de fonctionner ensemble. Quelle que soit la relation qui les lie, ces associations peuvent prendre différentes formes: parfois temporaires parfois permanentes, géographiquement proches ou non, au sein d’une même entreprise ou en partenariat. 

Des équipes de production, des équipes projets au sein de l’entreprise ou avec des clients sont tant d’exemples que tout un chacun connaît. A ceux-ci s’ajoutent les communautés diverses telles que les « champions » formées de personnes reconnues comme ayant des compétences et des intérêts liés à des produits ou des domaines d’activité, les groupes de travail autour de la définition de bonnes pratiques et bien d’autres.

Lorsque l’on parle de groupes, d’équipes ou d’associations, bien souvent on entend parler des équipes produits ou de groupes de travail transverses. Les nouveaux modèles de collaboration amènent de nouvelles composantes rendant ce schéma… Cliquez pour tweeter.

Plate formes collaboratives  : des besoins multiples

Les outils de collaboration sont devenus le moteur de la productivité des employés dits « du savoir ». Au contraire des opérateurs qui se doivent de suivre scrupuleusement des procédures définies, ces personnes ont pour objective de produire du savoir en assemblant des connaissances existantes ou résultantes d’analyses.

Des études montrent que celles-ci passent 38% de leur temps à chercher de l’information. C’est principalement à ces personnes que la collaboration s’adresse.

Malgré une cible claire, il existe un nombre important de besoins de collaboration différents: partage de fichiers, communications instantanées, communautés et gestion de contenu au sens le plus large. La collaboration existe à tout niveau, d’autant plus que l’entreprise et son périmètre d’influence grandit.

Pour permettre une collaboration efficiente, au-delà de l’expression d’un besoin en quelques mots, il s’agit de connaître les informations échangées, les différents acteurs mais aussi les modèles d’échange de l’information. La durée des échanges, le besoin de rétention avec ses contraintes associées et le cycle de vie des informations jusqu’à la potentielle destruction sont des facteurs déterminants.

Typiquement, le résultat du travail ayant pour but de produire de la propriété intellectuelle sera gardé plusieurs mois voire années alors qu’une discussion entre deux développeurs au sujet de la syntaxe dans du code ne nécessitera aucune sauvegarde de l’information, à moins qu’elle ne soit réutilisable.

Selon les cas, certains échanges peuvent se faire de manière synchrone ou asynchrone, dépendant des modèles et du fameux cycle de vie de l’information.

Dans un contexte impliquant des clients ou des partenaires, il s’agit d’autant plus de contrôler l’information partagée entre les intervenants afin d’éviter toute fuite d’information pouvant amener à des problèmes d’ordre judiciaire, une perte de compétitivité ou de confiance. Par cette simple phrase, il est aisé d’identifier qu’une plateforme ayant des points d’accès externes à l’entreprise se devra d’être d’autant plus sécurisée et contrôlée.

Avant tout, il est bon de se demander si l’information doit se trouver sur cet environnement accessible en externe. Rappelons que l’employé est en responsable de comment il utilise et échange les informations qui lui sont fournies mais il n’en demeure pas moins vrai que l’entreprise est responsable de mettre des points de contrôle au sujet de ces utilisations.

En résultat, il s’agit de mettre en place un ensemble de services rationnels, cohérents et sécurisés, basés sur une ou plusieurs plateformes collaboratives répondants aux différents besoins.

Un contexte à géométrie variable

Slack, Office 365, Spark, SharePoint, GSuite, côté américain, sans oublier un écosystème français très dynamique, Jalios, Jamespot … Le nombre de produits ne cesse d’augmenter chaque jour. Il est certes possible de comparer les fonctionnalités et capacités d’intégration et d’évolution que ceux-ci proposent mais il est difficile de les classifier. Pour se faire, il faut que les critères de sélection soient pondérés et fassent du sens pour le lecteur. En effet, une composante essentielle est manquante de toute comparaison : l’entreprise avec son contexte et sa culture !

Certaines entreprises ont introduit la collaboration au sein de leur culture, qu’elle soit interne ou avec des partenaires ou clients. Connaitre la vision et favoriser la collaboration dans la culture de l’entreprise est dès lors un atout majeur. En effet en amont de la mise en place des outils de collaboration, il s’agit d’identifier ou de définir les modèles de collaboration de l’entreprise. La notion de modèle est en effet au pluriel selon les intervenants et leur proximité avec l’entreprise.

Au-delà des besoins et des modèles de collaboration, il s’agit également de contextualiser ces modèles et besoins. En effet, les industries peuvent imposer des règles très précises quant à la manière dont sont gérées les informations. Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) dont tout le monde parle ces derniers temps mais aussi HIPAA, qui est considérée comme une des lois régulatrices les plus contraignantes, s’avèrent indiquer ce que les entreprises se doivent de faire et non le comment. A ces règlements et lois s’ajoutent d’autres règles, parfois liées à un pays ou à un domaine d’activités donnés.

L’étude du cycle se devra de couvrir l’ingestion, la classification, la recherche et la destruction de l’information. A cela s’ajoute d’autres contraintes ou opportunités : la sécurisation des accès et des communications, la mobilité, l’utilisabilité, l’évolutivité et enfin l’interopérabilité. On évitera en effet les monolithes accessibles depuis un ordinateur unique nécessitant un grand nombre d’opérations manuelles afin de mettre à disposition une information.

La stratégie même de l’entreprise s’avère être un point important. Nous aurions pu d’ailleurs démarrer par ce point. En effet, selon le mode de croissance et les garanties données à ses clients et partenaires le choix de la solution de collaboration est crucial. L’arrêt de l’activité, même de l’ordre de quelques dizaines d’heures, peut être fatal à certaines entreprises. La continuité de l’activité, très souvent oubliée, et un élément parmi les autres à prendre en compte pour une solution efficace et en phase avec le besoin général de l’entreprise.

Le Cloud, la solution ultime ?

De par la promesse d’éviter à ses clients de gérer l’infrastructure technique sur laquelle tourne la solution ou encore sa capacité à évoluer en fonction de la demande en ressources, les fournisseurs Cloud a bien des avantages. Les offres Cloud permettent de répondre à bien des problématiques, notamment au travers du respect des règlements, de la surveillance technique et la maintenance des plateformes à disposition.

Par ailleurs, la délégation de cette gestion au quotidien permet au client du service ou de la plateforme de se focaliser sur les nouveaux moyens mis à disposition qui vont permettre de répondre à de nouveaux besoins et de proposer de nouveaux services aux clients internes ou externes en lieu et place de la gestion d’environnements techniques.

Malgré ces avantages considérables, il n’en demeure pas moins que le Cloud nécessite toujours des actions de la part des ceux qui mettent en œuvre les solutions. Il incombe au propriétaire de la solution métier de documenter, de suivre et d’auditer l’ensemble de la solution en place, que ce soit au travers des certifications ou de la documentation. L’infrastructure, la sécurité, l’intégrité et la conformité sont les maîtres mots quand on parle des aspects techniques, que ce soit dans le Cloud ou non. Souvenez-vous que le cloud n’est jamais qu’un ensemble de plateformes et services gérés par des personnes tierces.

Le focus peut et doit donc se trouver sur les innovations tout en respectant les engagements vis-à-vis de ses clients et partenaires. Il s’agit notamment de déterminer le fonctionnement de l’authentification afin de garantir que l’utilisateur connecté s’avère être qui il prétend être, de définir les rôles et les responsabilités et de faire en sorte que celles-ci soient connues et respectées. L’administrateur de la solution devient ainsi un gestionnaire de solution. Ne dit-on pas que « le métier a changé » ? C’est bien vrai !

Une plateforme tout-en-un ou un ensemble de services ?

Plusieurs outils ou plateformes se présentent comme étant des « tout-en-un », c’est-à-dire formant un bloc autosuffisant.  De plus en plus de fournisseurs de solutions proposent ce type de solutions et se vantant de couvrir l’ensemble des besoins. Cette affirmation s’avère vraie dans un contexte peu régulé et avec des besoins que l’on pourrait qualifier de basiques, en sein de l’entreprise et autour d’informations peu confidentielles.

Dans un contexte plus large, impliquant divers métiers et divers usages, cette affirmation doit généralement être revue et un ensemble de solutions se doivent d’être mises en place. On notera d’ailleurs que certains fournisseurs de solutions, tel que Microsoft, ont pris cette orientation et proposent un grand nombre de services intégrés, formant un tout cohérent.

N’en oublions pas cependant pas la notion de coût. Certaines plateformes tout-en-un proposent des prix attractifs, c’est sûr. Cependant si l’ensemble des besoins et contraintes n’est pas rencontré, le nombre de plateformes se verra multipliée au même titre que le coût associé qui, quant à lui, pourrait évoluer de manière exponentielle.

Et maintenant ?

Comme nous l’avons vu, il est peu probable de trouver une plateforme qui réponde à tous les cas d’utilisations. Il cependant possible de suivre une démarche structurante et permettant d’identifier la ou les plateformes à intégrer dans l’environnement collaboratif.

Celle-ci peut se résumer au travers des questions suivantes :

• Quels sont les cas d’utilisation et les raisons de ceux-ci ? Sont-ils liés à la culture de l’entreprise ou à des besoins et engagements client ?
• Quel est l’écosystème en place dans l’entreprise ? Quelles sont les habitudes ?
• Quelles sont les offres du marché répondant aux besoins de l’entreprise?
• Quelle solution répond le mieux à un cas d’utilisation ?
• Quelle sera l’approche d’accompagnement des collègues et collaborateurs ?

L’adoption de telles plateformes prend du temps et impacte généralement la culture de l’entreprise. Le choix des solutions est certainement critique mais l’accompagnement des projets s’avère d’autant plus important.

Le résultat, tant pour vos clients que vos collègues et collaborateurs, vous fera, cependant, oublier le travail effectué.