Comment lutter contre l’infobésité de votre entreprise ?

Certes, la donnée est selon certains analystes l’or numérique de demain, mais la collecter et la conserver, autoriser des boîtes aux lettres de plus en plus importantes (aujourd’hui 50 Go par utilisateur proposé par Office 365 ou Google Mail), et échanger des fichiers de plus en plus lourds (qu’on parle de photos du dernier Nokia Lumia à 41 millions de pixels ou de fichiers traditionnels ayant depuis une bonne dizaine d’années tendance à un certain embonpoint) nous demande de mettre en œuvre des infrastructures adaptées.

Office 365, Gmail

Et demain, les éditeurs nous promettent de nombreux miracles avec le « Big Data », avec des quantités de données à stocker et à traiter de plusieurs centaines de téraoctets, ou pour les plus importantes de pétaoctets pour nous vanter les avantages des plateformes élastiques du Cloud Computing. Bien entendu, le champ d’application du « Big Data » est encore à étudier, comme le résume cette phrase récupérée lors d’une présentation « Big Data is like teenage sex: everyone talks about it, nobody really knows how to do it, everyone thinks everyone else is doing it, so everyone claims they are doing it… » (Le « Big Data » est comme le sexe chez les adolescents: Tout le monde en parle, personne ne connaît vraiment comment ça marche, Chacun pense que les autres l’utilisent, alors tout le monde prétend qu’il travaille avec).

Une bonne hygiène commence par un bon transit

Un des premiers chantiers simples à mettre en œuvre si ce n’est pas encore fait dans votre entreprise est de limiter l’usage de la messagerie aux grosses pièces volumineuses en mettant en place un système de transfert de fichiers adapté aux gros échanges. Pour cela, pas besoin d’être un développeur talentueux et concevoir une application que vous aurez à entretenir. De nombreux services que vous pourrez connecter à votre entreprise existent.

Par exemple, j’utilise (ainsi que 43 millions d’autres personnes) depuis plusieurs années le service YouSendIt, qui a changé de nom au mois de Juillet 2013 pour s’appeler Hightail.

Ce service permet d’envoyer des fichiers volumineux, jusqu’à une taille de 10 giga-octets à votre correspondant quel que soit son environnement. Le changement de nom coïncide avec la disponibilité d’une offre « Dropbox-like » réservée aux entreprises. A condition de chiffrer les fichiers que vous envoyez et qui ne resteront sur la plateforme que pendant une durée limitée, ce service est idéal pour éviter de polluer inutilement vos messageries. Accompagnez-le d’une limitation de l’envoi et de la réception des messages dans Exchange ou Exchange Online, et d’une notification invitant vos utilisateurs et vos contacts à passer par ce service, et voilà, affaire réglée.

Stimulez votre système lymphatique numérique

En médecine, le système lymphatique associe deux notions : D’une part un réseau, à sens unique, qui permet la circulation dans l’ensemble du corps de l’organisme, et d’autre part, tous les organes où se trouvent de grandes quantités de globules blancs de données. Or, votre système est mal en point, et c’est le moment d’y apporter un traitement curatif. Et encore une fois, devant une telle pathologie, le Cloud Computing peut être un remède efficace.

La première opération consiste à mettre en œuvre un service d’entreprise proche de Dropbox que vous pourrez proposer à vos utilisateurs, tout en étant administré par vos soins. Recherche de la solution, mise en œuvre du service, configuration et paramétrage des permissions de sécurité, il vous faudra également vous assurer de disposer des garanties de réversibilité du service ainsi que de mettre à jour votre charte informatique pour rafraîchir les notions de responsabilité des utilisateurs quant à l’usage qu’ils font des fichiers et des données sensibles.

Une fois que vous aurez préparé le patient, pour le traiter, rien de plus simple : Faites-lui lire un résumé des conditions d’utilisation du service (ça lui fera tout de suite peur), proposez votre aide quant à la migration de ses fichiers vers le nouvel environnement, aidez-le à remplacer le client qu’il a téléchargé sur ses différents appareils par le nouvel logiciel. Il ne vous restera plus qu’à faire un passage par votre firewall ou votre proxy pour couper l’accès au service parasite.

La seconde opération vous demandera certainement un peu plus de filouterie, car il s’agit de traiter ces couches de graisses du numérique que votre utilisateur a accumulé au fil des années : fichiers, tableaux, présentations, vidéos, notes, un fatras inextricable de données, plus ou moins utiles, souvent d’ailleurs inutiles.

Ne tentez pas l’approche directe « Pourrais-tu faire le ménage de tes vieilles données ?», elle serait immédiatement sanctionnée par un « je n’ai pas le temps pour ça », et votre utilisateur a tout à fait raison : Comment pourrait-il consacrer trois jours de travail à classer, ranger, structurer ses données, et surtout éliminer les données dont il n’a plus le besoin-mais-bon-on-ne-sait-jamais ?

La syllogomanie de notre utilisateur est à rapprocher de la gangrène, et elle ne fera qu’empirer au fil du temps si elle n’est pas rapidement traitée. Privilégiez l’approche indirecte par le Cloud Computing : La première étape consiste à étendre votre réseau avec un service en ligne dont le coût de stockage est très modéré et dont le paiement à l’usage vous permettra de disposer d’une facturation en fonction de la consommation. Ainsi, si vous déplacez les « vieilles choses » de votre utilisateur vers ce stockage, cela sera pour lui transparent et cette stratégie vous permettra de valoriser les fichiers d’importance, tout en ayant fait le ménage dans ses données.

Ceux qui sont à la recherche d’une solution se douteront que l’image ci-dessus n’est pas liée à une erreur de mise en page de ma rédactrice en chef, quoique de très nombreuses plateformes, comme celle de Windows Azure puissent tout à fait convenir à l’élaboration de la cure des données numériques de votre entreprise.