8 sites compatibles Euro en 6 mois et demi

Au mois de mai 1999, le planning de livraison a sérieusement commencé à  se décaler.
Dans la dernière release reçue, certaines fonctions de conversion liées au
"Big
Bang » ne répondaient pas aux attentes de Landis & Staefa. Destiné à  permettre
de basculer l’ensemble des fichiers à  l’Euro, le "Big Bang » est de loin la phase
la plus sensible du projet. Géry Gedlek a donc décidé de recourir à  de l’aide
extérieure.

Il s’est alors tourné vers son prestataire habituel sur BPCS : AGI. En juin
1999, AGI lui présente NexgenEuro, un outil édité par la société américaine
Nexgen Software Technology. Cette solution permet de rendre toutes les versions
de BPCS compatibles Euro; NexgenEuro répond par ailleurs à  toutes les attentes
de Landis & Staefa. Mais deux interrogations subsistaient dans l’esprit de Géry
Gedlek : « le produit existe-t-il vraiment et pourrons-nous le mettre en place
dans les délais ? »

BPCS impose des règles de conversion spécifiques, et l’utilisation
d’un outil de conversion conçu de manière appropriée était primordiale

Géry Gedlek

Après quelques jours d’évaluation, Landis & Staefa a répondu par
l’affirmative à  ces deux questions. Pour en arriver à  cette conclusion, il aura
fallu que NexgenEuro fasse la preuve de sa validité, et convertisse avec succès
la base de donnée de Landis & Staefa en Euro, prenant notamment en compte les
arrondis, les balances, les rapports d’audits et autres anomalies dans BPCS.
« Nous recherchions un outil de conversion intelligent, et le fonctionnement
de NexgenEuro a répondu à  nos attentes. BPCS impose des règles de conversion
spécifiques, et l’utilisation d’un outil de conversion conçu de manière appropriée
était primordiale », explique Géry Gedlek.

Ce dernier s’est alors enfin senti plus confiant, et a démarré le projet dès
la signature du contrat. Au cours des trois premières semaines de juillet 1999,
il a constitué une équipe pilote composée de 5 informaticiens motivés et expérimentés
dans le domaine de la finance. Cette équipe, en collaboration avec des consultants
extérieurs et avec le support de Nexgen, s’est chargée de la validation de la
conversion de la base sur le site pilote, puis de la formation et de l’accompagnement
des autres groupes sur les sites européens. L’objectif était clair : les membres
de l’équipe disposaient d’une semaine pour se former à  NexgenEuro et devenir
parfaitement opérationnels, de façon à  assister leurs collègues européens dans
l’implantation de leurs sites. Les 8 sites comptaient un total de 4 AS/400 et
8 devises différentes à  convertir.



Début août 1999, l’équipe a mis en place l’outil NexgenEuro, les programmes
de conversion de fichiers et les procédures à  suivre par les différents groupes
européens. Après avoir réalisé une simulation de conversion de la base de données
centrale, l’équipe a recensé les fichiers spécifiques, afin d’identifier les
zones à  convertir (montants en devise de base, coûts, taux de change…). Elle
a ensuite développé une procédure de conversion de ces zones. Un plan de tests
a alors été formalisé, pour permettre une validation avant et après conversion,
les résultats obtenus alimentant la documentation destinée aux auditeurs. Une
fois la conversion testée et validée, les données ont été renvoyées vers les
utilisateurs pour acceptation.

Avec la confirmation de la validité des données converties, les utilisateurs
ont définitivement eu confiance dans le bon déroulement du projet.

Chaque groupe européen a alors suivi à  la lettre les procédures
décrites, et réalisé 4 simulations avant le « Big Bang « . Les éventuels problèmes
rencontrés étaient directement remontés à  l’éditeur, qui effectuait alors ses
propres tests et renvoyait la solution ou la mise à  jour par e-mail. La plupart
des problèmes remontés étaient solutionnés en 24 heures, voire moins. « La réactivité
de Nexgen a été excellente », confirme Géry Gedlek. « Habituellement, j’intègre
des délais liés au support technique dans mes plannings, mais cela s’est avéré
inutile sur ce projet là « .

Avec la confirmation de la validité des données converties,
les utilisateurs ont définitivement eu confiance dans le bon déroulement du
projet.

Dès que les différents sites de Landis & Staefa ont été opérationnels,
Géry Gedlek à  planifié le Big Bang de l’ensemble des sites sur un week-end.
Après sauvegarde des données, le Big Bang a été paramétré et exécuté. Chaque
conversion a nécessité 9 heures. Les simulations avaient donné une idée de la
durée réelle des conversions aux équipes, et il n’y a pas eu de surprise. Le
Service Informatique et un certain nombre d’utilisateurs clés ont alors vérifié
les états et les données et validé la conversion, selon la procédure établie.
Le Big bang s’est parfaitement déroulé sur l’ensemble des sites, et BPCS a été
prêt à  fonctionner dès le lundi suivant. Le projet dans sa globalité aura duré
6 mois; les 8 sites européens sont aujourd’hui opérationnels en Euro.



Le 1er mois de clôture financière a représenté le test final. Aucune équipe
comptable n’a signale de problème à  ce stade là . On peut donc dire que le projet
a été un succès ; Géry Gedlek attribue cette réussite à  l’utilisation d’un outil
adéquat, associée à  celle des bonnes personnes, parfaitement motivées et impliquées.
« Dès juillet 1999, le projet est devenu une vraie partie de plaisir », conclut
Géry Gedlek.