Les 4 tendances majeures qui redéfinissent l’ECM moderne

Commentons la vision de l’ECM moderne, en recueillant les conseils de John Newton, CTO et Président, Alfresco, nous livrant son analyse et les 4 tendances influant sur ce paysage.

Les nouvelles technologies favorisent de profonds changements dans la manière dont les individus et les entreprises collaborent.

L’expansion du cloud computing et des appareils mobiles, pour ne citer qu’eux, ont radicalement modifié nos processus et habitudes de travail. Les attentes des utilisateurs vis-à-vis des technologies ont elles aussi évolué. Prenons un exemple. Dernièrement, j’ai créé un document avant de l’importer dans un système sécurisé de gestion de contenu dans le cloud. Un collègue d’une entreprise partenaire y a ensuite accédé et l’a révisé sur son smartphone depuis l’aéroport d’Abou Dabi. Aujourd’hui, ce type de mode de travail s’inscrit dans notre quotidien et la possibilité de travailler dans ces conditions fait partie de nos exigences.

Le problème est que les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) hérités n’ont pas été conçus pour s’adapter à l’évolution de nos modes de travail.

L’ECM connaît aujourd’hui de profonds bouleversements sous l’influence de quatre tendances majeures qui redessinent entièrement le secteur :

1. Nouveaux modes de travail
2. Emergence de l’entreprise étendu
3. Explosion du contenu numérique
4. Nouvelles infrastructures informatiques

Examinons, comment chacune de ces tendances influe sur l’ECM et rend nécessaire une nouvelle approche de la gestion de contenu.

1. De nouveaux modes de travail

Le besoin de travailler n’importe où et à tout moment, sur n’importe quel appareil impose aux directions informatiques de prendre en charge une nouvelle catégorie d’utilisateurs connectés dont les attentes en matière de convivialité ont été modelées par leur expérience des services proposés au grand public sur Internet. Les travailleurs de l’information souhaitent pouvoir accéder à leurs documents aussi facilement que lorsqu’ils cherchent, par exemple, un ouvrage sur Internet. Cette exigence commune à tous est encore plus marquée chez la génération du millénaire qui, d’après la BPW Foundation, représentera 75 % de la force de travail mondiale d’ici 2020. La plupart des systèmes ECM hérités, déjà dépassés au vu du faible engouement qu’ils suscitent, peinent à s’adapter et ne prennent en charge ni l’accès à distance ni le partage au-delà des murs de l’entreprise.

2. L’émergence de l’entreprise étendue

De plus en plus, les entreprises déploient leurs chaînes de valeur et collaborent avec des partenaires externes. Bien souvent, la conception de produits, le marketing, les ventes et le service client sont assurés par des collaborateurs contractuels et des prestataires qui travaillent à distance, comme membres à part entière de l’entreprise. Ce type de collaboration ne peut toutefois fonctionner que si un flux d’informations bidirectionnel sécurisé est mis en place au-delà des murs de l’entreprise. Initialement circonscrits aux frontières délimitées par le pare-feu, les systèmes ECM hérités ne sont pas adaptés aux exigences de l’entreprise moderne qui refuse les limites de l’infrastructure informatique. Cette approche dépassée freine la croissance et la productivité, confronte les équipes mobiles à des problèmes de connexion VPN et empêche les partenaires externes d’accéder aux informations nécessaires pour collaborer. L’entreprise étendue nécessite une nouvelle approche de l’ECM, capable de prendre en charge un partage simple et sécurisé du contenu, tant au sein qu’à l’extérieur de l’entreprise.

3. L’explosion du contenu numérique

Comme l’a dit Louis XVI, « après moi, le déluge ». Si seulement les DSI avaient cette chance. Le déluge a déjà commencé. IDC prévoit que le volume du contenu numérique sera multiplié par 50 entre 2010 et 2020, 90 % étant constitués d’informations non structurées comme les e-mails, documents et vidéos. L’expansion des réseaux sociaux et des outils collaboratifs a également créé une nouvelle catégorie de contenu d’entreprise partagé avec les fournisseurs, comme les vidéos des pièces défectueuses d’un équipement et les données de géolocalisation associées, ou encore les photos des rayonnages d’un concurrent et l’échange de commentaires correspondant. L’ECM nouvelle génération doit placer le contenu dans son contexte pour permettre aux équipes et processus d’être efficaces et performants.

4. Les nouvelles infrastructures informatiques

Le paysage informatique de l’entreprise se modifie lentement mais sûrement. Aujourd’hui, les entreprises transfèrent les systèmes sur lesquels reposent leurs activités vers des services cloud publics, privés ou même « hybrides » (à la fois en local et dans le cloud). Parallèlement, la direction informatique prend en charge de nouvelles plateformes mobiles. Un système ECM moderne digne de ce nom doit gérer toutes les options de déploiement et tous les types d’appareils existants. Enferrées dans des architectures logicielles d’un autre temps, les solutions ECM héritées ne sont pas adaptées au cloud et ne prennent pas bien en charge les appareils mobiles.

La nécessité d’une nouvelle approche de l’ECM

Si l’on considère le tableau d’ensemble que forment ces 4 tendances, le paysage de l’ECM apparaît transformé. On observe, d’une part, une nouvelle classe d’utilisateurs avec de nouvelles exigences et de nouvelles habitudes de travail et, d’autre part, l’explosion du volume des contenus. Deux facteurs qui mettent à mal l’architecture informatique traditionnelle. Les systèmes ECM nouvelle génération doivent aujourd’hui gérer la nouvelle norme du « travailler n’importe où et à tout moment », ainsi que la collaboration simple et sécurisée avec les partenaires externes. L’ECM doit permettre aux entreprises de redéfinir leur stratégie de gestion du contenu et offrir des options de déploiement hybrides et flexibles pour répondre à leurs besoins. En adoptant une nouvelle approche de l’ECM, les entreprises peuvent exploiter pleinement la valeur de leurs contenus et permettre à leurs collaborateurs de mieux travailler et collaborer.