Tirer parti des navigateurs Web, de Windows Explorer, et d'Office

SharePoint Portal Server ne demande pas non plus un effort massif de déploiement logiciel. Pour permettre l'accès au nouveau serveur, il suffit d'installer les extensions client SharePoint Portal Server (que l'on peut trouver dans le kit client du CD-ROM serveur) sur les systèmes de vos utilisateurs. Ces extensions ajoutent

les composants nécessaires au navigateur de chaque système, à Windows Explorer et aux applications Office. Quiconque accède à une machine SharePoint Portal Server a besoin d'une CAL (Client Access License). Les utilisateurs peuvent interagir avec les espaces de travail de SharePoint Portal Server au moyen de trois interfaces :

1 – Un portail comportant les parties Web qui constituent un tableau de bord numérique accessible aux utilisateurs par l'intermédiaire d'un navigateur Web. (La figure 3 illustre un exemple de portail classique.)
2 – Des extensions client pour Windows Explorer et les dossiers Web.
3 – Des add-ins pour les applications Office.

Accès par un portail. Les environnements Microsoft de la plupart des utilisateurs accèderont aux fonctions de SharePoint Portal Server par l'intermédiaire d'un navigateur Web. Donc, quand on installe le produit, il crée automatiquement un site Web chargé d'héberger les espaces de travail. Ce site Web agit comme un portail et comprend un ensemble de Web Parts, dont chacune décrit une fonction : recherche, vues de dossiers, ou abonnements, par exemple. Le serveur maintient ces Web Parts de base ; pour construire un tableau de bord personnalisé, on peut mélanger et associer des Web Parts de base avec des Web Parts qui accèdent à d'autres sources de données. Ainsi, une Web Part pourrait extraire des données d'Exchange Server pour présenter l'agenda d'un utilisateur, tandis qu'une autre pourrait donner la liste des abonnements de l'utilisateur à certaines catégories d'informations de SharePoint Portal Server.

Bien que Microsoft affirme que l'on peut utiliser Netscape 4.72 ou Microsoft Internet Explorer (IE) 5.0 ou ultérieur pour accéder à SharePoint Portal Server, il vaut mieux choisir IE 5.5. Les Web Parts sont des éléments « inline floating frame » (Iframe) qui s'exécutent dans un navigateur et qui utilisent de nombreuses balises

HTML. Même les navigateurs Netscape actuels ne reconnaissent pas les balises < IFRAME> ou < DIV> et donc ils ne supportent les Web Parts que de manière très limitée.

Accès par Windows Explorer. La plupart des utilisateurs accèderont au portail par un navigateur Web, mais les auteurs de documents voudront probablement utiliser les add-ins de Windows Explorer et d'Office pour travailler avec les documents qui se trouvent dans le référentiel de SharePoint Portal Server. Les extensions client pour Windows Explorer permettent aux utilisateurs de travailler avec des dossiers sur une machine SharePoint Portal Server de la même manière que sur une unité locale ou en réseau. On peut sélectionner et faire un clic droit sur un élément pour afficher les actions de SharePoint Portal Server disponibles ainsi que les options Windows Explorer normales (Create Shortcut, Rename, par exemple).

Sur un plan conceptuel, cette méthode est semblable à la manière dont le support de SMB (Server Message Block) dans Exchange 2000 permet aux utilisateurs de consulter le contenu de leur boîte à lettres par l'intermédiaire du lecteur M (bien que cette façon de faire soit dangereuse, parce qu'un utilisateur distrait ou maladroit peut facilement supprimer des messages et des attachements importants). Au contraire, les extensions de SharePoint Portal Server permettent aux utilisateurs d'effectuer des opérations de gestion documentaire et de gérer des espaces de travail.

La figure 4 montre Windows Explorer pointant sur un dossier appelé Exchange 2000 dans un espace de travail de SharePoint Portal Server. Le dossier contient de nombreux documents, présentations et whitepapers. La présentation sélectionnée est actuellement « checked in » ; je pourrais « check out » la rubrique pour l'éditer sur une base exclusive ou publier la rubrique pour proposer une nouvelle version aux utilisateurs. Notons que ces derniers ne peuvent pas voir les documents, même en explorant le référentiel, tant qu'ils ne sont pas publiés. Cette restriction garantit que seuls les auteurs et les administrateurs peuvent accéder aux documents en cours de développement jusqu'à ce que l'approbation soit finale et définitive.

Accès par des applications Office. Un add-in d'Office 2000 basé sur COM offre des options de gestion de documents (Check In, par exemple, comme le montre la figure 5) pour des menus dans Microsoft Word, Excel, et PowerPoint. SharePoint Portal Server supporte également des applications Office XP et comporte une nouvelle fonction de recherche permettant de rechercher des documents dans les espaces de travail de SharePoint Portal Server. (Les options de menu ne sont disponibles que pour Office 2000 et après.) Outre les options de menu, Microsoft a injecté de l'intelligence dans l'intégration entre Office et le nouveau produit serveur. Quand les utilisateurs double-cliquent pour ouvrir un document avant d'en faire le « checking out », l'application Office prévient que le document n'est pas « checked out » et donne aux utilisateurs la possibilité de le faire. Cet avertissement, illustré par la figure 6, prévient les erreurs et simplifie le processus de check-out.

Le support d'Outlook est une omission surprenante mais compréhensible. Le protocole WebDAV (WWW Distributed Authoring and Versioning) est la base de la communication entre SharePoint Portal Server et des applications Office. Cependant, Outlook – même Office 2002 – est basé sur MAPI (Messaging API). Il est peu probable que Microsoft développe des composants d'intégration Outlook-SharePoint Portal Server avant qu'Outlook n'englobe entièrement WebDAV .

A l'heure actuelle, on ne peut pas relier des machines SharePoint Portal Server pour constituer un ensemble cohérent. De ce fait, il n'est pas nécessaire de créer un modèle complet avant d'installer le premier serveur (comme l'exigerait un contexte Exchange Server). On peut toutefois utiliser un serveur pour indexer le contenu sur d'autres machines SharePoint Portal Server, afin de pouvoir déployer un serveur portail à l'échelle de l'entreprise, comptant sur les informations que de nombreuses autres machines SharePoint Portal Server gèrent en coulisse.

On effectue certaines opérations de gestion (définir des espaces de travail, établir des permissions, gérer des index, par exemple) au moyen d'un snap-in MMC (Microsoft Management Console), mais celui-ci a moins de possibilités que ceux d'Exchange 2000 ou AD. Le nouveau serveur s'appuie principalement sur le Web et donc il faut effectuer la plupart des opérations d'administration au moyen d'un navigateur ou de Windows Explorer (comme l'illustre la figure 2).

D'un point de vue informatique, le fait qu'un département installe et exploite une machine SharePoint Portal Server devrait avoir plus ou moins le même impact que l'installation et l'exploitation d'un serveur de fichiers. Le département aura peut-être besoin d'aide pour mettre en service le nouveau serveur, mais une fois celui-ci opérationnel, le produit n'est pas très exigeant vis-à-vis de l'infrastructure. (Il se peut quand même que le Help desk de l'entreprise reçoive des demandes d'utilisateurs souhaitant accéder à des informations du nouveau serveur mais ne possédant pas les droits d'accès nécessaires.)

Bien entendu, l'investissement consacré par la société au déploiement et à la gestion de SharePoint Portal Server sera fait en pure perte si les utilisateurs ne modifient pas leur mode de pensée à propos des documents. Il ne suffit pas de « balancer » des documents dans un fileshare de réseau ou dans un dossier public. Les utilisateurs doivent réfléchir à la manière d'organiser et de classer les documents, quels espaces de travail utiliser, et comment les administrer. Passer d'un mode de gestion documentaire lâche à un mode structuré représente un défi qu'il ne faut pas sous-estimer.