Le défi consistant à fournir les données issues d’un entrepôt de données (data warehouse) ou d’un data mart aux utilisateurs finaux peut être considérable. Lors de mes conférences sur le data warehousing, la question suivante revient fréquemment : « Mais une fois celui-ci créé, comment permettre aux utilisateurs d’y accéder ? »
L’accès des utilisateurs aux données dont ils ont besoin correspond précisément à faire du data warehouse un outil d’analyse décisionnelle (BI, Business Intelligence). Même dans le meilleur data warehouse, les données sont sans signification à moins que les utilisateurs puissent y accéder rapidement et les comprendre facilement. De nombreuses options permettent de diffuser les données de l’analyse décisionnelle auprès des utilisateurs finaux et les méthodes retenues dépendent entièrement de ces derniers et de leur mode d’exploitation des données.
Heureusement, de nombreux outils axés sur les données sont disponibles dans le data warehouse, de sorte qu’il est possible de répondre aux besoins d’analyse décisionnelle d’une multitude de profils d’utilisateurs avec différents outils accédant au même référentiel.
Le présent article décrit quatre types d’utilisateurs et les outils disponibles pour la fourniture des données correspondantes. Bien que cette liste ne constitue pas un inventaire exhaustif des outils existants, elle peut servir de guide pratique pour examiner les besoins de vos utilisateurs et pour sélectionner les outils appropriés. Peu importe que votre entreprise ou organisation utilise SQL Server 2005 ou 2000 : tous ces outils existent avec les deux versions.
Les dirigeants d’entreprise et décideurs tels que les vice-présidents, directeurs et autres membres de la direction disposent de l’autorité de décision sur un département, une division ou sur toute l’organisation. Comme leur charge de travail est élevée et qu’ils ont besoin d’une vue plus globale de l’activité, ils ont généralement un champ d’action restreint pour effectuer leurs propres analyses. Ils sont donc plutôt à la recherche d’une vue simplifiée et synthétique des données, qui leur permette d’orienter le travail de leurs employés sur des niveaux plus détaillés lorsque des problèmes surviennent. Les décideurs ont plutôt tendance à exploiter au maximum les tableaux de bord stratégiques (scorecard) et opérationnels (dashboard).
Il existe deux types de tableaux de bord stratégiques ou scorecard : les tableaux de bord équilibrés et les tableaux de bord de gestion globaux. Ils contiennent des éléments proposant des informations sur les indicateurs de performance clé (KPI) et affichent généralement un statut et une tendance pour chacun d’eux. Les indicateurs de performance clé constituent les statistiques à l’aune desquelles les décideurs pilotent l’activité et ils fournissent des informations sur des domaines d’activité tels que les ventes, les retours, les taux de rebuts, la fidélisation des clients, la marge bénéficiaire brute, ainsi que la rotation du personnel. À chaque indicateur est associé une valeur et, en général, un objectif : la comparaison des deux permet d’obtenir le statut de l’indicateur. Par exemple, la valeur d’un indicateur de performance clé concernant la fidélisation des clients peut être de 80 pour cent. Ce résultat est-il bon ou mauvais ? Le seul moyen de le savoir est de le rapprocher d’un objectif. Si ce dernier est de 90 pour cent, la valeur obtenue est plutôt mauvaise. Un tableau de bord stratégique type affiche un statut sous forme de graphique simple et indique que quelque chose est bon, mauvais ou inchangé. Ainsi, les dirigeants affairés peuvent jeter un oeil au tableau et appréhender immédiatement la santé de l’entreprise. La figure 1 présente un tableau de bord stratégique simple créé avec Microsoft Office Business Scorecard Manager 2005.
Les tableaux de bord opérationnels ou dashboard sont liés aux tableaux stratégiques ; en fait la majeure partie des scorecard fait partie d’un dashboard plus étendu. Le tableau de bord opérationnel propose des informations plus détaillées que les tableaux de bord stratégiques et ils sont personnalisables selon les personnes. Par exemple, le vice-président de la production peut avoir besoin d’examiner les KPI des produits par heure, les taux de rebuts, ainsi que les coûts de matières. Le directeur des ressources humaines peut suivre les KPI concernant la rotation du personnel, les coûts salariaux et le respect des directives de la Commission fédérale américaine pour l’égalité des chances dans l’emploi (EEOC). Ainsi, même si un dashboard peut inclure un scorecard, il comporte également des informations plus ciblées.
Par ailleurs, la majorité des dashboard intègrent aussi des rapports plus détaillés, lesquels peuvent être interactifs ou non. Microsoft SharePoint Portal Server et Windows SharePoint Server fonctionnent bien tous les deux en tant que dashboard. Vous pouvez également en trouver de nombreux autres, tels que ProClarity Dashboard Server, illustré à la figure 2, ou des produits similaires de Panorama, Information Builders et d’autres éditeurs.
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