Pour commencer, nous allons définir ce qu'est un flux de travail, un flux de travail est un ensemble d'actions séquentielles (flux de travail séquentiel) ou non (flux de travail à états).
Le flux de travail est un élément central dans l'architecture de SharePoint. Dans cette nouvelle version de la plateforme collaborative, les outils de création de flux de travail ont été fortement améliorés. Nous verrons cela plus en détail dans la suite de cet article.
Dans SharePoint 2010, les flux de travail peuvent être regroupés en trois catégories : les flux de travail de liste, les flux de travail réutilisables et les flux de travail de site. Les flux de travail de site n’étaient pas présents dans la version 2007 de SharePoint.
Les flux de travail de liste
Le flux de travail de liste est le type le plus simple. Il est associé à une liste bien précise et n’est utilisable que pour les éléments de cette même liste. Etant donné que la liste cible doit être spécifiée dès la création flux de travail, vous pouvez à l’intérieur de celui-ci accéder à tous les champs de la liste. Ce type de flux de travail est pratique de par sa simplicité de création mais atteint relativement vite ses limites par manque de flexibilité.
Les flux de travail réutilisables
Contrairement aux flux de travail de liste, les flux de travail réutilisables sont associés avec un type de contenu (ou content type en anglais) et non plus avec une liste précise. Cela leur procure une flexibilité beaucoup plus grande. En effet, un content type peut être associé avec une ou plusieurs listes et de manière complètement dynamique. Il n’est plus nécessaire de connaître la cible du workflow dès sa création. Lors de la création de ce type de flux de travail, il vous est demandé de choisir un type de contenu cible et comme pour la liste, cela signifie que tous les champs de ce type de contenu seront disponibles à l’intérieur du flux de travail. La flexibilité de ce type de flux de travail va encore plus loin.
En effet, vous pourriez penser qu’il est donc nécessaire de créer un type de contenu particulier avec toutes les colonnes nécessaires à votre flux de travail. Cela aurait pour effet de rendre votre flux de travail utilisable uniquement pour ce type de contenu et ses enfants. En réalité ce n’est pas le cas, vous pouvez développer un flux de travail sur le type de contenu « élément » qui est le parent de tout autre type de contenu de SharePoint. Parfait pour l’idée, mais vous voilà limité aux champs du content type « éléments », autrement dit la colonne titre et quelques autres colonnes système.
C’est là qu’intervient la notion de colonnes d’association. Il s’agit de colonnes que vous allez définir à l’intérieur de votre flux de travail. Ces colonnes seront automatiquement ajoutées à l’intérieur de la liste avec laquelle votre flux de travail sera associé. De cette manière, vous garantissez à votre flux de travail l’existence des colonnes dont il a besoin quel que soit l’endroit où il est utilisé. Sympathique non?
Les flux de travail de site
Grande nouveauté de SharePoint 2010. Jusqu’à présent un flux de travail ne pouvait être démarré qu’à partir d’un élément de liste. Cela n’est plus vrai grâce au flux de travail de site. Comme son nom l’indique, le flux de travail de site est associé avec un site dans SharePoint. Un exemple fréquemment rencontré est la demande d’appréciation d’un site. Vous souhaitez donc permettre aux visiteurs d’un site de vous laisser leurs commentaires sur celui. Dans ce cas, vous n’avez aucunement besoin d’une liste ou d’un élément dans cette liste. Le flux de travail devra simplement poser quelques questions via un formulaire et vous l’envoyer par mail. Voici un exemple concret où l’utilisation des flux de travail de site est bien pratique.
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